Odliczenie VAT od niezapłaconej faktury: kiedy nabywca musi skorygować odliczenie, a kiedy może uniknąć korekty?

Co do zasady, nabywcy towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych mają prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego, który został wskazany na fakturze dokumentującej przedmiotowe zakupy. Podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest związek zakupów ze sprzedażą, która podlega opodatkowaniu VAT.

Podstawowe terminy

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, prawo do odliczenia VAT powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty VAT należnego w rozliczeniu za okres, kiedy otrzymał fakturę dokumentującą nabycie towarów lub usług, może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku małych podatników rozliczających się kwartalnie, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podobnie jest w przypadku korekty, jeżeli nabywca nie dokonał obniżenia kwoty VAT należnego o VAT naliczony wynikający z faktury w ww. terminach, może skorzystać z prawa do odliczenia przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do odliczenia podatku bądź za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (lub dwóch w przypadku małych podatników rozliczających się kwartalnie).

Należy jednak pamiętać, że prawo do odliczenia VAT wygasa po 5 latach, licząc od początku roku, w którym powstało.

Płatność za zakupy po terminie

Dokonując odliczenia VAT z tytułu nabytych towarów i usług dobrą praktyką jest weryfikacja statusu płatności za rozliczane faktury zakupowe. Odliczenie VAT z nieopłaconej jeszcze, ale otrzymanej już faktury zakupowej, jest oczywiście możliwe, niemniej w takim wypadku podatnik musi pamiętać, że ustawa o VAT przewiduje przepisy, które w praktyce obligują go do kontrolowania statusu płatności.

W przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest bowiem obowiązany do skorygowania odliczonej pierwotnie kwoty podatku naliczonego wynikającej z tej faktury. Korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Tym samym, w przypadku skorzystania z prawa do odliczenia VAT przed dokonaniem płatności, nabywca jest zobowiązany do monitorowania statusu danej płatności i do skorygowania odliczonego wcześniej VAT, w przypadku braku płatności w ww. ustawowym terminie.

Przykład

Przykładowo, jeśli nabywca otrzymał fakturę z terminem płatności 20 stycznia i skorzystał z prawa do odliczenia VAT wskazanego na przedmiotowej fakturze, jednak faktura ta została przez niego opłacona – przykładowo – dopiero w maju, wówczas jest on zobowiązany do zmniejszenia VAT naliczonego w JPK_VAT za kwiecień, składanym co do zasady do 25 maja, w związku z powstaniem tzw. złych długów.

Płatność ostatniego dnia dopuszczalnego okresu

Warto jednak pamiętać, iż obowiązek korekty złych długów nie będzie miał zastosowania, jeżeli dłużnik uregulował należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności. Oznacza to, że nasz przykładowy nabywca uniknąłby obowiązku korekty VAT naliczonego, jeśli dokonałby płatności za ww. fakturę najpóźniej w dniu 30 kwietnia.

Częściowa płatność

Powyższe przepisy mają również zastosowanie w przypadku częściowego uregulowania należności w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. W takiej sytuacji, korekta dotyczy VAT naliczonego przypadającego na nieuregulowaną część należności.

Odwrócenie dokonanej korekty

W przypadku uregulowania należności przez nabywcę po dokonaniu korekty VAT naliczonego w związku z powstaniem złych długów, nabywca ma prawo do zwiększenia VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym uregulował należność za nieopłaconą w ustawowym terminie fakturę. Nabywca ma zatem prawo do odwrócenia wcześniej zastosowanej korekty VAT naliczonego w JPK_VAT składanym za okres, w którym zrealizowano płatność.

Zwiększenia VAT naliczonego należy dokonać o kwotę uprzednio skorygowanego VAT. Jednak w przypadku częściowego uregulowania należności, podatek naliczony może zostać zwiększony wyłącznie w odniesieniu do opłaconej części.

Opóźniona płatność w przypadku braku odliczenia VAT

Wielu podatników zastanawia się jak należy postąpić w przypadku dokonania płatności za nabyte towary lub usługi po upływie 90 dni od terminu płatności, jednak przed odliczeniem VAT z danej faktury.

W przeszłości organy podatkowe często twierdziły, iż nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym dokonano płatności, tylko pod warunkiem, że dana faktura została wcześniej odliczona i następnie zmniejszono VAT naliczony zgodnie z przepisami o uldze na złe długi – tj. w rozliczeniu za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności wskazanego na takiej fakturze lub w umowie.

Powyższe stanowisko nie miało żadnego uzasadnienia w przepisach, ponieważ nabywca nie posiada obowiązku odliczenia VAT z tytułu nabytych towarów lub usług – jest to przysługujące mu prawo i od niego samego zależy czy z niego skorzysta, czy też nie. Tym samym organy nie powinny wymagać od podatnika dokonania pierwotnego odliczenia VAT tylko po to, aby następnie podatnik był zobowiązany do jego skorygowania w ramach ulgi na złe długi, a finalnie do ponownego odliczenia podatku w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie uregulował zaległą fakturę.

Aktualne stanowisko organów podatkowych

W ostatnich latach wydano jednak liczne indywidualne interpretacje przepisów podatkowych, które potwierdzają, że nabywca ma prawo po raz pierwszy odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym zaległa płatność została uregulowana (oczywiście nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego).

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna z dnia 3 lutego 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.904.2025.2.MC, która dotyczyła sytuacji, w której nabywca, mimo otrzymania faktury zakupowej uprawniającej go do odliczenia VAT, nie dokonał obniżenia podatku należnego w miesiącu jej otrzymania ani w kolejnych trzech okresach rozliczeniowych. Podatnik ten chciał odliczyć ją po raz pierwszy już po upływie 90 dni od dnia upływu terminu płatności, po tym jak dokona jej zaległej zapłaty. Brak terminowej płatności wynikał z wydłużenia procesu weryfikacji otrzymanej faktury, bowiem zgodnie z polityką tej firmy, wyłącznie faktury poddane uprzedniej weryfikacji pod kątem ich zasadności oraz zgodności z zawartymi umowami lub złożonymi zamówieniami, mogą zostać zlecone do zapłaty.

DKIS potwierdził stanowisko Spółki, zgodnie z którym, co do zasady, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT ma prawo (a nie obowiązek) do odliczenia podatku naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną. Wobec tego, nabywca ma prawo odliczyć VAT wynikający z ww. faktur, w odniesieniu do uregulowanej należności, w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. Organ potwierdził również, że podatnik nie jest zobligowany do dokonania korekty kwoty podatku VAT naliczonego za wcześniejsze okresy rozliczeniowe, zgodnie z przepisami o złych długach (tj. na podstawie art. 89b ust. 1 ustawy o VAT), gdyż nie dokonał on odliczenia podatku VAT przed faktycznym uregulowaniem zobowiązania.

W praktyce oznacza to, że podatnik, który nie odliczył VAT przed zapłatą zaległej faktury, nie powinien być zobowiązany do sztucznego wykazywania odliczenia, następnie jego korekty z tytułu złych długów, a później ponownego odliczenia podatku po uregulowaniu należności. Może on po raz pierwszy odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie dokonał zapłaty, oczywiście pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek prawa do odliczenia oraz z uwzględnieniem pięcioletniego terminu na realizację tego prawa.

Jest to istotne, praktyczne potwierdzenie dla podatników, u których proces weryfikacji, akceptacji lub płatności faktur zakupowych jest wydłużony. Korzystne stanowisko prezentowane obecnie przez organy podatkowe ogranicza konieczność dokonywania formalnych i ekonomicznie neutralnych korekt wyłącznie po to, aby odtworzyć sekwencję rozliczeń przewidzianą dla sytuacji, w której podatek VAT został już wcześniej odliczony. Nie zwalnia to jednak podatników z obowiązku bieżącego monitorowania terminów płatności i statusu zapłaty.