Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe stosowanie KSeF stanie się rzeczywistością. Proces legislacyjny został zakończony i podatnicy nie powinni liczyć na kolejne odroczenie wejścia w życie bądź liberalizację przyjętych przepisów.
Warto podkreślić, że wdrożenie obowiązkowego KSeF dotyczyć może również zagranicznych przedsiębiorców, jeśli prowadzą w Polsce działalność poprzez tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (z ang. fixed establishment – dalej również: „FE”).
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, nie będzie dotyczył wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, oraz
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
Tym samym, ostateczne brzmienie przepisów wprowadzających obligatoryjny system e-fakturowania w Polsce nie uwzględnia postulatów przedsiębiorców dotyczących rezygnacji z włączenia do KSeF zagranicznych podmiotów posiadających FE na terytorium Polski.
Zagadnienie to jest szczególnie istotne z uwagi na brak ustawowej definicji i jednolitej linii interpretacyjnej w zakresie terminu „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”.
Ustawa o VAT oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie definiują pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Termin ten został jednak sprecyzowany w Rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011, zgodnie z którym, na użytek stosowania art. 44 Dyrektywy VAT pod pojęciem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej należy rozumieć dowolne miejsce, inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, (…) które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Przedmiotowa definicja stanowi odzwierciedlenie ugruntowanego stanowiska prezentowanego w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, co zostało wyraźnie podkreślone w pkt 14 preambuły do Rozporządzenia Wykonawczego, zgodnie z którym wyjaśnienie pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinno uwzględniać orzecznictwo TSUE.
Uwzględniając regulacje zawarte w Rozporządzeniu Wykonawczym, a także tezy prezentowane w orzecznictwie TSUE, stwierdzić można, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, gdy spełnione zostaną następujące warunki:
- miejsce działalności charakteryzuje się odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego oraz technicznego, aby umożliwić odbiór nabywanych usług i wykorzystanie ich dla potrzeb tego miejsca prowadzenia działalności lub świadczenie usług (prowadzenie działalności gospodarczej) z tego miejsca;
- miejsce charakteryzuje się określonym poziomem stałości, czyli podatnik ma zamiar prowadzenia działalności w tym miejscu w dłuższym okresie.
Z perspektywy zagranicznego podmiotu prowadzącego działalność w Polsce kluczowa jest zatem analiza czy jego działalność spełnia powyższe warunki, a w konsekwencji czy posiada on w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i jest zobowiązany do stosowania KSeF. Brak wystawienia przez taki podmiot faktury ustrukturyzowanej w KSeF może wiązać się z dotkliwymi sankcjami. W praktyce, najbardziej powszechnym i rekomendowanym działaniem mającym na celu zabezpieczenie pozycji podatnika jest uzyskanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, szczególnie w przypadku, w którym sposób prowadzenia działalności gospodarczej przez zagranicznego przedsiębiorcę w Polsce, nie pozwala na jednoznaczne stwierdzenie braku czy posiadania FE na terytorium Polski. Mając na uwadze, że czas oczekiwania na wydanie interpretacji indywidualnej nierzadko przekracza ustawowy termin trzech miesięcy, a KSeF stanie się obowiązkowy już w pierwszych miesiącach 2026 roku, rekomendujemy zagranicznym przedsiębiorcom jak najszybsze przeanalizowanie sposobu prowadzenia przez nich działalności gospodarczej w Polsce pod kątem potencjalnego powstania FE.
