Obowiązki płatników na start 2026 r.

Na początku roku podatkowego polskie podmioty wypłacające należności na rzecz zagranicznych kontrahentów, które podlegają pod podatek u źródła (WHT), są zobowiązane do dopełnienia istotnych obowiązków sprawozdawczych. Jednocześnie jest to dobry czas na weryfikację innych kluczowych kwestii związanych z podatkiem WHT.

Poniżej przedstawiamy najistotniejsze zagadnienia w tym zakresie dotyczące płatników WHT będących osobami prawnymi, przy czym analogiczne obowiązki mogą mieć zastosowanie również do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Deklaracje CIT-10Z / PIT-8AR

CIT-10Z oraz PIT-8AR to roczne deklaracje, w których wykazuje się kwotę podatku u źródła pobranego od przychodów (dochodów) uzyskanych przez nierezydentów.

Deklaracja CIT-10Z dotyczy wypłat dokonywanych na rzecz osób prawnych, natomiast PIT-8AR wypłat na rzecz osób fizycznych. Deklaracje te składa się wyłącznie w przypadku poboru podatku u źródła, niezależnie od zastosowanej stawki podatku, tj. podstawowej czy preferencyjnej wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO).

Termin złożenia deklaracji CIT-10Z oraz PIT-8AR za 2025 r. upływa:

• 2 lutego 2026 r. – dla płatników WHT, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (z uwagi na fakt, że 31 stycznia wypada w sobotę, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, tj. na 2 lutego);
• z końcem pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego – w przypadku pozostałych płatników WHT.

Informacje IFT-2R / IFT-1R

IFT-2R oraz IFT-1R to roczne informacje sporządzane odrębnie dla każdego podatnika (zagranicznego podmiotu), który w 2025 r. uzyskał w Polsce przychody (dochody) podlegające opodatkowaniu podatkiem u źródła, niezależnie od tego, czy podatek został pobrany w podstawowej czy preferencyjnej stawce wynikającą z UPO, czy też zastosowano zwolnienie z podatku WHT na podstawie przepisów krajowych lub UPO.

IFT-2R dotyczy wypłat dokonywanych na rzecz osób prawnych, natomiast IFT-1R dotyczy wypłat dokonywanych na rzecz osób fizycznych

Termin złożenia tych informacji za 2025 r. upływa w przypadku:

• IFT-1R – 2 marca 2026 r. (z uwagi na fakt, że 28 lutego wypada w sobotę, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, tj. na 2 marca);
• IFT-2R – 31 marca 2026 r. dla płatników WHT, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym albo z końcem trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego – w przypadku pozostałych płatników.

Informacje te należy przekazać również zagranicznym kontrahentom.

Oświadczenie następcze WH-OSC

Płatnicy WHT, którzy:

• złożyli oświadczenie WH-OSC (tzw. oświadczenie pierwotne) oraz,
• dokonywali dalszych wypłat należności pasywnych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych (powyżej limitu 2 mln PLN bez poboru podatku u źródła lub z zastosowaniem obniżonej stawki podatku),

– są zobowiązani po zakończeniu roku podatkowego do złożenia oświadczenia następczego WH-OSC. Oświadczenie następcze potwierdza spełnienie warunków zadeklarowanych w oświadczeniu pierwotnym również w odniesieniu do późniejszych wypłat dokonanych w danym roku podatkowym.

Termin złożenia oświadczenia następczego WH-OSC dotyczącego 2025 r. upływa:

• 2 lutego 2026 r. – dla płatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym;
• ostatni dzień miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego – w pozostałych przypadkach.

Inne obowiązki płatników podatku u źródła

Poza opisanymi powyżej obowiązkami sprawozdawczymi, w praktyce szczególne znaczenie pod kątem podatku u źródła ma także zadbanie o następujące aspekty:

• prawidłowa identyfikacja charakteru i kwalifikacja wypłat dokonanych w ubiegłym roku (2025);
• posiadanie aktualnych certyfikatów rezydencji podatkowej zagranicznych odbiorców należności;
• odpowiednie zaplanowanie płatności pasywnych na nadchodzący rok z uwzględnieniem limitu związanego z mechanizmem pay & refund;
• sprawdzenie ważności uzyskanych opinii o stosowaniu preferencji w podatku WHT;
• weryfikacja statusu rzeczywistego właściciela względem wypłacanych należności;
• dochowanie i udokumentowanie należytej staranności przy stosowaniu zwolnień i preferencji w WHT.

Podsumowanie

Dla płatników podatku u źródła, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, obowiązki sprawozdawcze za 2025 r. mogą obejmować konieczność złożenia:

• CIT-10Z / PIT-8AR – do 2 lutego 2026 r.;
• oświadczenia następczego WH-OSC – do 2 lutego 2026 r.;
• IFT-1R – do 2 marca 2026 r.;
• IFT-2R – do 31 marca 2026 r.

Jednocześnie jest to dobry moment na kompleksową weryfikację rozliczeń WHT w celu ograniczenia potencjalnych ryzyk podatkowych.