Praca zdalna zrewolucjonizowała model świadczenia pracy. Jej naturalną konsekwencją jest workation. Z perspektywy pracownika, jest to atrakcyjny benefit. Z perspektywy pracodawcy jest to złożony węzeł prawny oraz kadrowy, który trzeba sprawnie rozwiązać, zanim pracownik dotrze na lotnisko. Brak reakcji pracodawcy lub reakcja spóźniona może skutkować obowiązkiem opłacenia składek w zagranicznym systemie zabezpieczenia społecznego, a w skrajnych przypadkach powstaniem zakładu podatkowego za granicą.
Kluczową zmianą, która od 1 lipca 2023 r. porządkuje tę materię w UE, jest wejście w życie Porozumienia ramowego w sprawie transgranicznej pracy zdalnej, zawartego na podstawie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Instrument ten przy spełnieniu określonych warunków pozwala zachować przynależność do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, mimo że praca jest częściowo wykonywana z terytorium innego państwa członkowskiego.
Czym jest workation?
Workation (z ang. work + vacation) to wykonywanie obowiązków służbowych w trybie zdalnym z miejsca innego niż stałe miejsce zamieszkania lub siedziba pracodawcy, najczęściej z atrakcyjnej turystycznie lokalizacji za granicą, gdzie pracownik realizuje swoje zadania w godzinach pracy, korzystając z internetu i narzędzi do komunikacji na odległość, a czas wolny spędza zwiedzając nowe miejsce.
Po pandemii COVID-19, która upowszechniła pracę zdalną, workation ewoluował z niszy w realny element polityki zatrudnienia. Nowelizacja Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r., która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła do polskiego prawa definicję pracy zdalnej, otwierając tym samym formalne ramy dla tej formy aktywności zawodowej.
Co istotne: Kodeks pracy nie zakazuje wykonywania pracy zdalnej z terytorium innego państwa – ta decyzja należy do pracodawcy.
Porozumienie ramowe z 1 lipca 2023 r. jako przełom dla transgranicznej pracy zdalnej w UE
Kluczowym dokumentem regulującym kwestię ubezpieczeń społecznych przy pracy zdalnej za granicą w UE jest Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej pracy zdalnej, które weszło w życie 1 lipca 2023 r. i zostało zawarte na podstawie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Co zmienia porozumienie?
Przed jego wejściem w życie zasada była prosta, tzn. pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w państwie, w którym fizycznie wykonuje pracę. Oznaczało to, że nawet kilka dni pracy z Niemiec czy Francji mogło rodzić obowiązek odprowadzenia składek w danym kraju. Porozumienie ramowe wprowadziło wyjątek: pracownik może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, mimo że część swojej pracy wykonuje z terytorium innego państwa członkowskiego UE, które podpisało porozumienie, pod warunkiem że transgraniczna praca zdalna nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy.
Które kraje podpisały porozumienie?
Na dziś do porozumienia przystąpiła większość państw UE i EOG, w tym m.in. Niemcy, Francja, Holandia, Austria, Belgia, Finlandia, Szwecja, Norwegia, Czechy, Słowacja, Słowenia i Chorwacja. Lista jest wciąż aktualizowana, dlatego każdorazowo przed planowanym workation przez pacowników warto zweryfikować jej aktualny stan.
Jak uzyskać potwierdzenie polskiego ustawodawstwa?
Pracodawca (lub pracownik) składa wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia A1. Dokument ten potwierdza, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i jest honorowany przez instytucje zabezpieczenia społecznego w innych państwach członkowskich.
Kwestie podatkowe a workation – na co uważać?
Warto zwrócić uwagę, że porozumienie ramowe reguluje wyłącznie kwestię ubezpieczeń społecznych. Opodatkowanie wynagrodzenia to odrębna dziedzina, rządząca się własnymi regułami.
Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ze wszystkimi państwami UE, co oznacza, że na ich podstawie wynagrodzenie pracownika pozostaje opodatkowane wyłącznie w Polsce, jeśli spełnione są łącznie trzy warunki:
- pobyt w drugim państwie nie przekracza łącznie 183 dni w roku podatkowym lub w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym,
- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę mającego siedzibę w Polsce lub w jego imieniu,
- koszt wynagrodzenia nie jest ponoszony przez zagraniczny zakład lub stałą placówkę pracodawcy.
Przekroczenie progu 183 dni skutkuje obowiązkiem podatkowym w kraju pobytu za cały ten okres, łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym wcześniej, dlatego tak istotne jest monitorowanie czasu przebywania pracownika za granicą przez pracodawcę.
BHP przy pracy zdalnej za granicą
Przepisy BHP nie zwalniają pracownika z obowiązków wyłącznie dlatego, że pracuje z innego kraju. Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od lokalizacji, musi spełniać określone wymogi lokalowo-techniczne (m.in. plaża, kawiarnia ani lotnisko nie są miejscami pracy w rozumieniu przepisów BHP).
Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego dla miejsca pracy zdalnej, z kolei pracownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie o warunkach BHP w miejscu jej wykonywania. Przy workation zagranicznym dochodzi do tego konieczność spełnienia wymogów kraju przyjmującego.
Workation w Chorwacji – praktyczny przykład procedury
Chorwacja jest jednym z popularniejszych kierunków workation wśród polskich pracowników i jednocześnie przykładem państwa, które przystąpiło do porozumienia ramowego z 1 lipca 2023 r., a przy tym posiadając własne, odrębne regulacje dotyczące pracy zdalnej wykonywanej na jego terytorium. Chorwackie prawo pracy wymaga, by umowa lub aneks do umowy zawierały szereg elementów specyficznych dla tej formy zatrudnienia, niezależnie od tego, jakie prawo właściwe strony wybrały dla stosunku pracy. Oznacza to, że nawet przy krótkoterminowym workation, w którym z uwagi na tymczasowy charakter wyjazdu zasadne jest pozostanie przy polskim prawie pracy, pracodawca musi uwzględnić w dokumentacji wymogi lokalne:
Krok 1. Ustalenie adresu pobytu
Pierwszym krokiem jest uzyskanie od pracownika dokładnego adresu miejsca pobytu w Chorwacji. Adres ten jest niezbędny do złożenia wniosku o zaświadczenie A1 oraz do wskazania miejsca wykonywania pracy zdalnej, czego wymagają zarówno przepisy polskie, jak i chorwackie.
Krok 2. Wniosek o zaświadczenie A1
Po uzyskaniu adresu pracodawca (lub upoważniony dział HR) składa wniosek do ZUS.
Po wydaniu zaświadczenia A1:
- wynagrodzenie pracownika nadal podlega pełnemu oskładkowaniu i opodatkowaniu w Polsce,
- pracownik nie staje się płatnikiem składek w Chorwacji.
W przypadku decyzji odmownej ZUS, pracodawca może ustalić z pracownikiem, że w danym okresie będzie on samodzielnie płatnikiem składek w chorwackim systemie ubezpieczeń społecznych, a pracodawca wypłaci wynagrodzenie bez potrącania składek społecznych i zdrowotnych za ten okres.
Krok 3. Wnioski w systemie kadrowym (na przykładzie Enova)
W systemie HR składane są następujące dokumenty związane z pracą zdalną, tj.:
- e-wniosek – zgłoszenie miejsca wykonywania pracy zdalnej,
- e-wniosek – oświadczenie o warunkach pracy zdalnej (BHP),
- e-wniosek – wniosek o pracę zdalną (z nowym parytetem pracy zdalnej całkowitej oraz wskazanym okresem jej wykonywania)
oraz związane z kadrami, tj.:
- e-wniosek – zmiana adresu.
Krok 4. Aneks do umowy o pracę
Przygotowywane jest porozumienie zmieniające do umowy o pracę, wskazujące że w danym okresie praca będzie świadczona z terytorium Chorwacji pod konkretnym adresem.
Chorwackie przepisy wymagają, aby aneks precyzyjnie określał:
- miejsce wykonywania pracy zdalnej (konkretna lokalizacja),
- zasady komunikacji między pracownikiem a pracodawcą,
- zakres odpowiedzialności stron,
- zasady zapewnienia sprzętu, bezpieczeństwa (również cyberbezpieczeństwa) i zwrotu kosztów,
- spełnienie minimalnych wymagań BHP oraz przeprowadzenie oceny ryzyka przy pracy zdalnej.
Krok 5. Prawo właściwe dla stosunku pracy
Warto odnotować, że normy chorwackiego prawa pracy (tj. czas pracy, limity urlopowe, minimalne wynagrodzenie) są w dużej mierze zbieżne z rozwiązaniami polskimi. Przy krótkoterminowym charakterze wyjazdu zasadne jest pozostanie przy stosowaniu polskiego prawa pracy, z formalnym uwzględnieniem chorwackich wymogów w dokumentacji.
Kluczowe zasady workation w UE
Workation w obrębie Unii Europejskiej jest dziś realnie dostępne, a przy właściwym przygotowaniu ze strony pracodawcy jak i pracownika – bezpieczne dla obu stron stosunku pracy. Warunkiem jest jednak znajomość wymogów i prawa pracy państwa, w którym pracownik zamierza przebywać w czasie trwania workation i staranne przeprowadzenie całej procedury.
Warto zapamiętać:
- Zaświadczenie A1 przed wyjazdem, a nie po – wniosek do ZUS należy złożyć z wyprzedzeniem. Brak dokumentu w trakcie kontroli zagranicznego organu może skutkować objęciem pracownika lokalnym systemem ubezpieczeń, nawet jeśli prawo do A1 mu przysługiwało.
- Limit 50% czasu pracy za granicą to warunek konieczny dla zastosowania porozumienia ramowego. Jego przekroczenie powoduje przesunięcie właściwości ustawodawstwa do państwa wykonywania pracy.
- Przekroczenie limitu 183 dni pobytu w danym kraju rodzi ryzyko uznania pracownika za rezydenta podatkowego za granicą i obowiązku opodatkowania wynagrodzenia za cały ten okres w państwie pobytu, a nie wyłącznie od dnia przekroczenia progu.
- Dokumentacja musi być dopasowana do prawa lokalnego – aneks do umowy o pracę musi spełniać wymogi kraju przyjmującego, nawet jeśli strony wybrały polskie prawo jako właściwe.
- Weryfikacja kraju docelowego przed każdym wyjazdem – lista sygnatariuszy porozumienia ramowego jest aktualizowana na bieżąco, dlatego stan prawny poszczególnych państw w zakresie pracy zdalnej (i workation) również się zmienia.
Jeśli proces przygotowania firmy jak i pracownika do workation zostanie starannie przeprowadzony przez dział kadr i płac bądź dział HR, pozwoli zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy czerpać korzyści bez narażania się na konsekwencje administracyjne i finansowe.
Planujesz wdrożenie procedury workation w swojej organizacji lub masz do obsłużenia konkretny wniosek pracownika? Zapraszamy do kontaktu – pomożemy przejść przez cały proces krok po kroku.
Agnieszka Marzeion
Manager
