Wraz ze zbliżającym się okresem sporządzania sprawozdań finansowych za 2025 rok (sporządzanych w 2026 r.) coraz wyraźniej ujawniają się praktyczne problemy związane z wyborem właściwej struktury logicznej e-SF.
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z 5 maja 2025 r., opublikowano nowe schemy sprawozdań finansowych (tzw. wariant 2), które zostały udostępnione w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w sierpniu 2025 r. (m.in. dla jednostek innych niż mikro – JIN).
Opisy struktur wskazują, że nowe schemy mają zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzonych od 1 stycznia 2026 r. Jednocześnie, wspomniany wyżej komunikat wskazuje, że Ministerstwo Finansów planowało „wdrożyć struktury dla sprawozdań sporządzanych za lata rozpoczynające się 1 stycznia 2025 r. albo później”. Powyższe rozbieżności w komunikatach budzą wątpliwości w zakresie wyboru struktury dla sprawozdań finansowych sporządzanych w 2026 roku, ale z rokiem obrotowym rozpoczynającym się przed 1 stycznia 2025.
Przy próbie rozwiązania wątpliwości w tym zakresie poprzez weryfikację struktury na portalach udostępnianych przez Ministerstwo, stwierdziliśmy, że aplikacja e-Sprawozdania Finansowe oraz portal eKRS obecnie nie obsługują nowych struktur logicznych. Przy weryfikacji pliku XML przygotowanego według nowej schemy pojawia się komunikat: „Plik sprawozdania finansowego jest niezgodny ze strukturą XSD”.
Helpdesk Ministerstwa Finansów wskazuje, że aktualizacja aplikacji eSprawozdania Finansowe, mimo wcześniejszych komunikatów o planach zakończenia prac do końca grudnia 2025, ma nastąpić do końca I kwartału 2026 r. Jednocześnie helpdesk eKRS informuje, że aktualnie trwają prace nad pilną modyfikacją systemu RDF dotyczącą wprowadzenie nowych schem, bez wskazania konkretnego terminu ich zakończenia.
W praktyce oznacza to, że na dziś nie jest możliwe techniczne złożenie sprawozdania finansowego za 2025 rok sporządzonego zgodnie ze schemą 2025/08/07/13817 (obowiązującą dla sprawozdań finansowych JIN sporządzonych po 1 stycznia 2026 roku).
Najważniejsze zmiany w nowych schemach (wariant 2) dotyczą informacji we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego tj.:
- wyodrębnienie liczby etatów jako dodatkowego pola we wprowadzeniu;
- zmiana sposobu prezentacji formy prawnej jednostki – dodane dodatkowe pole określające formę prawną;
- dodanie informacji o obowiązku badania sprawozdania;
- możliwość wyboru klasyfikacji działalności wg PKD 2025 lub PKD 2007.
Wniosek
Na ten moment istnieje wyraźna rozbieżność pomiędzy komunikatami Ministerstwa Finansów a faktyczną gotowością techniczną systemów administracji publicznej. Dodatkowo wdrożenie struktury z opisem „wzór stosuje się do sprawozdań finansowych sporządzonych od 01.01.2026 r.” wskazuje, że struktury obowiązują dla wszystkich sprawozdań finansowych sporządzanych po tym okresie, niezależnie od roku obrotowego, za jaki są sporządzane. Budzi to wątpliwości interpretacyjne, na które wskazują biegli rewidenci, tj. fakt, że nowa struktura obejmuje nowy schemat rachunku zysków i strat wdrożony zmianą ustawy o rachunkowości z grudnia 2024 r. (obowiązującej do sprawozdań finansowych sporządzanych za rok obrotowy rozpoczynający się po 31.12.2024 r. i później).
Mirosława Taraszkiewicz
Manager | Accounting & Payroll Outsourcing
