Jeszcze kilka lat temu teczki osobowe wypełniały całe szafy w działach kadr. Dziś coraz więcej firm przechodzi na elektroniczną dokumentację pracowniczą. To nie tylko trend technologiczny, ale realna zmiana w sposobie zarządzania dokumentami i organizacji pracy.
Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza?
To cyfrowa forma prowadzenia i przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem – m.in. umów o pracę, aneksów, świadectw pracy, wniosków urlopowych czy ewidencji czasu pracy. Możliwość jej prowadzenia wynika z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Od 2019 roku pracodawcy w Polsce mogą prowadzić dokumentację wyłącznie w postaci elektronicznej – bez konieczności równoległego archiwizowania papierowych wersji. Co ważne, okres przechowywania akt pracowniczych został skrócony z 50 do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku lub przy spełnieniu określonych warunków).
Dlaczego firmy przechodzą na „e-akta”?
Oszczędność miejsca i kosztów
Brak papierowych teczek to mniej archiwów, mniej segregatorów i niższe koszty przechowywania dokumentów.
Szybszy dostęp do danych
Wyszukanie dokumentu w systemie elektronicznym zajmuje kilka sekund. To ogromne ułatwienie podczas kontroli lub przygotowywania raportów.
Lepsza organizacja pracy HR
Systemy kadrowe automatyzują wiele procesów – przypomnienia o badaniach okresowych, kończących się umowach czy limitach urlopowych.
Bezpieczeństwo danych
Dobrze wdrożony system zapewnia kopie zapasowe, kontrolę dostępu i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z RODO.
Proces digitalizacji (odwzorowanie cyfrowe)
Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga:
– Sporządzenia cyfrowego odwzorowania (skan w odpowiedniej jakości),
– Opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
– Zapewnienia metadanych umożliwiających identyfikację dokumentu,
– Poinformowania pracowników o zmianie postaci dokumentacji.
Dopiero po spełnieniu powyższych warunków możliwe jest zniszczenie wersji papierowej.
O czym trzeba pamiętać?
Elektroniczna dokumentacja musi być:
- kompletna i uporządkowana (podział na części A, B, C, D),
- zabezpieczona przed utratą i nieuprawnionym dostępem,
- możliwa do wydrukowania w każdej chwili,
- prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wdrożenie e-akt to nie tylko decyzja technologiczna, ale także organizacyjna – warto zadbać o odpowiedni system, procedury i przeszkolenie zespołu.
Podsumowanie
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to projekt z pogranicza prawa pracy, ochrony danych i IT. Wdrożenie powinno być poprzedzone analizą prawną, oceną ryzyka oraz przygotowaniem procedur wewnętrznych. Prawidłowo zaprojektowany system nie tylko spełnia wymogi ustawowe, ale realnie podnosi poziom bezpieczeństwa i efektywności organizacji.
Agnieszka Marzeion
Payroll Manager
