Cyfryzacja procesów w „twardym HR” przestaje być wyborem, a staje się standardem. Zmiany w przepisach prawa pracy, rosnące wymagania w zakresie ochrony danych osobowych oraz potrzeba automatyzacji procesów kadrowo-płacowych sprawiają, że firmy coraz częściej odchodzą od papierowych teczek osobowych. Elektroniczna dokumentacja pracownicza to dziś nie tylko trend technologiczny, ale element nowoczesnego i bezpiecznego zarządzania kadrami oraz płacami.
Jeszcze kilka lat temu teczki osobowe wypełniały całe szafy w działach kadr. Dziś coraz więcej organizacji zarówno dużych, jak i średnich przedsiębiorstw przechodzi na elektroniczną dokumentację pracowniczą integrując ją z programami kadrowo-płacowymi i systemami ERP. To nie tylko trend technologiczny, ale realna zmiana w sposobie zarządzania dokumentami i organizacji pracy oraz zarządzania ryzykiem prawnym.
Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to cyfrowa forma prowadzenia i przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem – m.in. umów o pracę, aneksów, świadectw pracy, wniosków urlopowych czy ewidencji czasu pracy, dokumentów dotyczących wynagrodzeń i zajęć komorniczych, oświadczeń pracowniczych oraz dokumentacji związanej z RODO. Możliwość prowadzenia dokumentacji wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia wykonawczego dotyczącego dokumentacji pracowniczej.
Od 2019 roku pracodawcy w Polsce mogą prowadzić dokumentację wyłącznie w postaci elektronicznej bez konieczności równoległego archiwizowania papierowych wersji. Co ważne, okres przechowywania akt pracowniczych został skrócony z 50 do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku lub przy spełnieniu określonych warunków).
Dlaczego firmy przechodzą na „e-akta”?
Oszczędność miejsca i kosztów
Rezygnacja z papierowych teczek oznacza mniej archiwów, mniej segregatorów i niższe koszty przechowywania dokumentów. W perspektywie kilku lat oszczędności są zauważalne, szczególnie w organizacjach zatrudniających kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników.
Szybszy dostęp do danych
Wyszukanie dokumentu w systemie elektronicznym zajmuje kilka sekund. To ogromne ułatwienie podczas kontroli lub przygotowywania raportów. podczas kontroli PIP, ZUS czy audytów wewnętrznych, przy sporządzaniu raportów kadrowo-płacowych, w przypadku obsługi roszczeń pracowniczych. Dostęp do danych może być nadawany zgodnie z uprawnieniami – bez konieczności fizycznego przekazywania teczek.
Lepsza organizacja pracy HR
Systemy kadrowe automatyzują wiele procesów m.in. przypomnienia o badaniach okresowych i szkoleniach BHP, kontrolę kończących się umów, monitorowanie limitów urlopowych, obieg wniosków urlopowych i dokumentów kadrowych. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów.
Bezpieczeństwo danych
Odpowiednio wdrożony system zapewnia kontrolę dostępu do dokumentów, rejestrowanie historii operacji (logi systemowe), regularne kopie zapasowe, zabezpieczenia przed utratą danych, i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z RODO. W dobie rosnącej liczby cyberzagrożeń bezpieczeństwo danych pracowniczych staje się jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy.
Proces digitalizacji (odwzorowanie cyfrowe) – jak prawidłowo przejść na e-akta?
Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga zachowania określonych procedur. Kluczowe etapy to:
- Sporządzenia cyfrowego odwzorowania – skan musi być wykonany w sposób zapewniający czytelność i kompletność dokumentu.
- Opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
- Zapewnienia metadanych umożliwiających identyfikację dokumentu (np. data, rodzaj dokumentu, dane pracownika),
- Poinformowania pracowników o zmianie postaci dokumentacji – pracodawca ma obowiązek przekazać informację o przejściu na formę elektroniczną oraz o możliwości odbioru papierowej wersji dokumentów.
Dopiero po spełnieniu powyższych warunków możliwe jest zniszczenie wersji papierowej.
O czym należy pamiętać przy prowadzeniu elektronicznej dokumentacji?
Elektroniczna dokumentacja musi być:
- kompletna i uporządkowana (podział na części A, B, C, D),
- zabezpieczona przed utratą i nieuprawnionym dostępem,
- możliwa do wydrukowania w każdej chwili,
- prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy jaki RODO.
Wdrożenie e-akt to nie tylko decyzja technologiczna, ale także organizacyjna.Niezbędne jest opracowanie procedur wewnętrznych, aktualizacja polityki ochrony danych oraz przeszkolenie zespołu kadrowo-płacowego.
W kontekście dynamicznych zmian na rynku pracy – pracy zdalnej, hybrydowej, rozproszonej struktury organizacyjnej – elektroniczna dokumentacja pracownicza staje się naturalnym narzędziem wspierającym elastyczne zarządzanie personelem.
Dla biur rachunkowych oraz firm outsourcingowych obsługujących kadry i płace to także możliwość sprawniejszej obsługi wielu podmiotów, standaryzacji procesów, czy zwiększenia transparentności i kontroli nad dokumentacją klientów.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to projekt z pogranicza prawa pracy, ochrony danych i IT. Jej wdrożenie powinno być poprzedzone analizą prawną, oceną ryzyka oraz przygotowaniem odpowiednich procedur wewnętrznych. Prawidłowo zaprojektowany system nie tylko spełnia wymogi ustawowe, ale realnie podnosi poziom bezpieczeństwa, usprawnia pracę działu kadr i płac oraz wspiera strategiczne zarządzanie organizacją, co ma znaczenie w warunkach rosnącej digitalizacji procesów biznesowych
Agnieszka Marzeion
Payroll Manager
