Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istotnie zmienia zasady ujmowania korekt podatku naliczonego po stronie nabywcy. Kluczowa różnica dotyczy momentu, w którym podatnik jest zobowiązany do zmniejszenia podatku VAT naliczonego w przypadku otrzymania faktury korygującej „in minus”.
Okres przejściowy – dotychczasowe zasady do 31 stycznia 2026 r.
Do końca stycznia 2026 r. nadal obowiązują obecne regulacje. Oznacza to, że obniżenie podatku naliczonego u nabywcy jest uzależnione od:
- uzgodnienia warunków korekty z dostawcą oraz
- spełnienia tych warunków.
Dopiero łączne wystąpienie tych przesłanek pozwala na ujęcie korekty w rozliczeniu VAT.
Nowe podejście od 1 lutego 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. ustawodawca wprowadza zupełnie nową logikę rozliczania korekt. Po nowelizacji ustawy o VAT (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598) zmienione zostanie brzmienie art. 86 ust. 19a.
Zgodnie z nowymi przepisami, w przypadku:
- obniżenia podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 13–13c ustawy o VAT), albo
- stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze (art. 29a ust. 14),
nabywca towarów lub usług będzie zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.
Co istotne, jeżeli podatnik pierwotnie nie odliczył VAT z faktury, której korekta dotyczy – mimo że miał do tego prawo – korekta podatku naliczonego powinna zostać ujęta w okresie, w którym dokonuje on tego odliczenia.
W praktyce oznacza to odejście od wymogu posiadania uzgodnień z kontrahentem. Decydujące znaczenie będzie mieć moment otrzymania faktury korygującej w KSeF.
Czym jest „otrzymanie” faktury korygującej w KSeF?
Co do zasady, jeżeli nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, faktury – w tym faktury korygujące – są przekazywane wyłącznie za pośrednictwem KSeF (art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT).
W takim przypadku:
- za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.
Od tej reguły przewidziano wyjątki, dotyczące m.in.:
- podatników zwolnionych podmiotowo (art. 113a ust. 1),
- konsumentów,
- innych podmiotów wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
Jeżeli dla tych podmiotów faktura jest udostępniana poza KSeF, datą jej otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania dokumentu (art. 106na ust. 4).
Tryb wystawienia faktury a moment jej otrzymania
Nowe przepisy szczegółowo regulują moment otrzymania faktury korygującej „in minus” w zależności od trybu jej wystawienia.
Faktura wystawiona w trybie online (standardowy tryb KSeF)
Datą otrzymania jest dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF.
Faktura wystawiona w trybie offline lub offline24
Zasadniczo momentem otrzymania jest dzień nadania numeru identyfikującego w KSeF, po przesłaniu faktury do systemu. W odniesieniu do nabywców wskazanych w art. 106gb ust. 4 (np. podatników zwolnionych lub konsumentów), jeżeli faktura została udostępniona poza KSeF, za datę otrzymania uznaje się dzień faktycznego jej doręczenia.
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym
Co do zasady datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę. Jeżeli numer identyfikujący w KSeF został nadany wcześniej niż nastąpiło faktyczne otrzymanie faktury, wówczas za moment otrzymania uznaje się dzień przydzielenia numeru w KSeF. Dla podmiotów z art. 106gb ust. 4, które uzgodniły udostępnianie faktur poza KSeF decydująca pozostaje data faktycznego otrzymania dokumentu.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Nowe regulacje:
- przenoszą ciężar odpowiedzialności na nabywcę,
- eliminują „bufor bezpieczeństwa” w postaci uzgodnień,
- zwiększają znaczenie poprawnej konfiguracji procesów księgowych i systemów ERP.
Dla wielu firm oznacza to konieczność:
- przeglądu procedur obiegu faktur,
- aktualizacji polityk podatkowych,
- przeszkolenia zespołów księgowych i finansowych.
Magdalena Sano
Manager
