Wprowadzane zmiany w zasadach uzyskiwania numeru PESEL przez cudzoziemców mają istotne znaczenie z perspektywy obowiązków w zakresie cen transferowych.
Jednym z kluczowych wymogów formalnych jest bowiem złożenie informacji o cenach transferowych – deklaracji TPR, która co do zasady musi zostać podpisana przez kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 Ustawy o Rachunkowości, co w praktyce oznacza wybranego Członka Zarządu.
Aby możliwe było techniczne przeprocesowanie tego obowiązku (tj. złożenie deklaracji TPR w formie elektronicznej), niezbędne jest posiadanie przez osobę podpisującą odpowiedniego identyfikatora, w praktyce numeru PESEL. Brak posiadania numeru PESEL przez Członka Zarządu może uniemożliwić terminowe i prawidłowe wywiązanie się z obowiązków sprawozdawczych.
Dotychczasowa praktyka uzyskiwania numeru PESEL przez cudzoziemców
Dotychczas, zgodnie z utrwaloną praktyką, wniosek o nadanie numeru PESEL cudzoziemcowi przebywającemu poza granicami Polski był co do zasady składany przez ustanowionego pełnomocnika. Po uzyskaniu odpowiedniego pełnomocnictwa oraz poświadczonej kopii dokumentu tożsamości osoby udzielającej pełnomocnictwa, pełnomocnik składał wniosek we właściwym urzędzie.
Zmiany legislacyjne – nowa podstawa prawna od 2026 roku
Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa[1] zmienia przepisy dotyczące składania wniosków o nadanie numeru PESEL poprzez dodanie ustępu 1a do artykułu 18 Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
Nowa regulacja wprowadza bardziej rygorystyczne wymogi w zakresie uzyskania numeru PESEL przez osoby, które nie są obywatelami państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Konfederacji Szwajcarskiej ani członkami rodzin takich osób, a także które nie są obywatelami Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej lub członkami ich rodzin.
Obowiązek osobistego stawiennictwa od 1 stycznia 2026 r. w urzędzie w Polsce
Zgodnie ze zmienionymi przepisami, w przypadku ww. cudzoziemców osobiste stawiennictwo w polskim urzędzie gminy będzie obowiązkowe przy składaniu wniosku o nadanie numeru PESEL. Oznacza to, że od 1 stycznia 2026 r. nie będzie już możliwości uzyskania numeru PESEL za pośrednictwem pełnomocnika.
Rekomendacje praktyczne
W związku z planowanymi zmianami rekomenduje się, aby cudzoziemcy, którzy mogą potrzebować numeru PESEL, złożyli odpowiedni wniosek jeszcze do końca bieżącego roku, gdy procedura zdalna pozostaje dostępna. Będzie to ostatnia możliwość przeprowadzenia całego procesu bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów organizacyjnych i finansowych związanych z osobistym przyjazdem do Polski (dla osób spoza UE, UK i wymienionych obszarów).
[1] Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa; https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001301
