Procedura w podatku u źródła – czym jest oraz dlaczego jest tak istotna?

Procedury podatkowe stanowią kluczowy instrument prawidłowego zarządzania i wykonywania obowiązków fiskalnych oraz sprawozdawczych. Uogólniając, procedury podatkowe są to wewnętrzne instrukcje pozwalające prawidłowo realizować wymóg dochowania tzw. należytej staranności w określonych obszarach polskich regulacji podatkowych, dotyczących m.in. obowiązków MDR, podatku VAT, czy w szczególności podatku u źródła (WHT).

Istota procedury w zakresie podatku u źródła

Przypomnijmy, że w podatku WHT to płatnik – polski podmiot – wypłacający zagranicznym kontrahentom należności (m.in. z tytułu dywidend, odsetek, opłat licencyjnych czy niektórych rodzajów usług niematerialnych) zobowiązany jest do właściwej identyfikacji obowiązków, wyliczenia, poboru oraz odprowadzenia tego podatku, wraz ze złożeniem stosownych deklaracji lub informacji.

Istotne obciążenia fiskalno-sprawozdawcze w podatku u źródła powodują, że opracowanie oraz bieżące korzystanie z wewnętrznej instrukcji właściwego postępowania w firmie w zakresie podatku u źródła – czyli tak zwanej procedury WHT – ma kluczowe znaczenie. Taka procedura w klarowny sposób objaśnia i jednocześnie uprawdopodabnia dochowywanie tzw. należytej staranności przez płatnika WHT, a co za tym idzie umożliwia minimalizację ryzyk podatkowych w tym zakresie.

Samo pojęcie należytej staranności funkcjonuje w polskich przepisach podatkowych od stycznia 2019 r. Jak wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT (odpowiednio art. 41 ust. 4aa ustawy o PIT), przy weryfikacji warunków zastosowania stawki podatku innej niż podstawowa, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Ponadto, podkreślone zostało również, że przy ocenie dochowania należytej staranności, uwzględniany jest charakter oraz skala działalności płatnika oraz jego powiązania z podatnikiem danego podatku (z odbiorcą należności podlegających pod WHT). Mówiąc w skrócie, oznacza to, że im większym podmiotem jest płatnik WHT oraz im częściej dokonuje transakcji z zagranicznymi podmiotami powiązanymi, tym większą dbałość powinien wykazywać w zakresie dokumentowania dochowywania należytej staranności.

W polskich przepisach pojęcie dochowania należytej staranności nie zostało jednak jasno zdefiniowane, stąd w praktyce zaleca się szczegółowe analizy oraz wdrożenie wewnętrznych procedur, które właściwie udokumentują etapy przeprowadzanych weryfikacji oraz przestrzeganie wymogów przy stwierdzaniu prawa do zastosowania wspominanych wcześniej preferencji w podatku WHT.  

Procedura WHT – dlaczego jest tak ważna?

W trakcie przeprowadzanych kontroli organy podatkowe weryfikują m.in. zgodność posiadanej dokumentacji z procedurami wewnętrznymi oraz przestrzeganie zasad należytej staranności. Ryzyka związane z brakiem właściwego udokumentowania jej dochowania w podatku WHT dotyczą możliwości zakwestionowania przez organy podatkowe prawa do preferencyjnej stawki lub zwolnienia z WHT, co skutkować może z koniecznością zapłaty tego podatku według pełnej stawki (wraz z odsetkami), a w niektórych przypadkach także nałożeniem dodatkowych zobowiązań podatkowych.

Powyższe ryzyka potęgują nasilające się w ostatnich latach kontrole organów podatkowych w zakresie podatku u źródła, dlatego posiadanie efektywnej procedury WHT oraz właściwe dokumentowanie dochowania należytej staranności to nie tylko ustawowy wymóg, lecz także praktyczne zabezpieczenie interesów płatników WHT.

Biorąc pod uwagę powyższe, posiadanie odpowiedniej procedury WHT jest kluczowe, z uwagi na fakt, iż pozwala ona:

• zabezpieczyć prawidłowość rozliczeń – minimalizuje ryzyko błędów i sporów z organami podatkowymi,
• prawidłowo stosować preferencje – dzięki procedurze WHT możliwe jest skuteczne skorzystanie z obniżonych stawek albo zwolnień,
• zwiększyć pewność prawną – w razie kontroli można wykazać, że zadbano o spełnienie wymogów ustawowych,
• usprawnić audyty wewnętrzne – procedura WHT stanowi jasny punkt odniesienia dla działów finansowych i prawnych,
• tworzyć tzw. kulturę compliance – wdrożenie wewnętrznych instrukcji sprzyja systematyzacji i usprawnieniu procesów w organizacji.

Podsumowanie

W obliczu rosnących w ostatnich latach wymogów prawnych oraz coraz bardziej restrykcyjnych kontroli organów podatkowych w obszarze podatku u źródła, opracowanie i stosowanie procedury WHT jest niezbędne dla każdego podmiotu aktywnego w transakcjach transgranicznych. Taka procedura stanowi solidną podstawę do udowodnienia dochowywania należytej staranności, co pozwala zabezpieczyć stosowane preferencje w podatku WHT oraz ograniczyć potencjalne ryzyka podatkowe.