W I kwartale 2026 r. ma zostać ogłoszona kolejna edycja programu ZUS na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy – jedna z najważniejszych krajowych inicjatyw wspierających poprawę warunków pracy. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy planują inwestycje BHP, powinni rozpocząć przygotowania już teraz.
Czym jest program ZUS BHP
Program dofinansowania ZUS na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy od lat cieszy się dużym zainteresowaniem przedsiębiorców. Dobrze przygotowany projekt pozwala uzyskać nawet do 80% wartości inwestycji (maksymalnie 300 000 zł) na działania, które realnie podnoszą poziom bezpieczeństwa w jednostce i jednocześnie zmniejszają ryzyko wypadków oraz chorób zawodowych.
Najlepszym sposobem na świadome wejście w nowy nabór jest analiza tego, jak wyglądał poprzedni konkurs – zarówno w zakresie wymogów formalnych, jak i konstrukcji oceny eksperckiej. Przedstawiamy syntetyczne, praktyczne wnioski płynące z ostatniego konkursu. To rzetelny przewodnik dla przedsiębiorców, którzy chcą zwiększyć szanse na sukces w konkursie w 2026 r. – właściwie przygotowany projekt jest podstawą uzyskania dofinansowania.
Najważniejsze: projekt musi poprawiać istniejące warunki pracy
Dofinansowanie można otrzymać jedynie na działania, które:
- dotyczą istniejących stanowisk pracy,
- mają na celu zmniejszenie oddziaływania czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych,
- mieszczą się w jednym z obszarów technicznych wymienionych w regulaminie i katalogu działań inwestycyjnych.
To kluczowe – nie można wnioskować o sprzęt na potrzeby stanowisk, które dopiero mają powstać ani obiektów w budowie.
Przykład:
Firma produkcyjna nie może ubiegać się o wentylację do nowej hali, która dopiero powstaje, ale może wnioskować o modernizację instalacji w działającej hali, jeśli badania wykazują przekroczenia zapylenia.
Dokumentacja BHP to fundament wniosku
ZUS nie przyjmuje projektów opartych na deklaracjach czy intuicji. Każdy wniosek musi być poparty twardymi danymi, m.in.:
- aktualną oceną ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska objętego projektem (obowiązkowo),
- stosownymi pomiarami czynników szkodliwych lub uciążliwych, jeśli dotyczą planowanych działań,
- oceną obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego – jeśli wymagają tego planowane działania.
Po zakończeniu projektu przedsiębiorca musi ponownie wykonać pomiary i oceny według tej samej metody, aby udowodnić osiągnięcie efektu.
Przykład:
Jeżeli projekt dotyczy redukcji hałasu poprzez zakup dźwiękochłonnych osłon, przedsiębiorca musi załączyć aktualny wynik pomiaru hałasu, a po montażu wykonać badanie ponownie, aby potwierdzić redukcję poziomu dB.
Oferta musi być konkretna i spójna z wnioskiem
ZUS oczekuje, że na etapie składania wniosku wnioskodawca będzie dysponował konkretnymi, imiennymi ofertami na wszystkie urządzenia i usługi ujęte w projekcie – zarówno inwestycyjne, jak i doradcze. Oznacza to, że przed wysłaniem wniosku należy przeprowadzić rozeznanie rynku i pozyskać oferty dotyczące dokładnie tych zakupów, które mają zostać zrealizowane w ramach projektu. Oferta powinna:
- odnosić się do konkretnego sprzętu lub usługi, którą wnioskodawca rzeczywiście planuje kupić (nie może być przykładowa ani orientacyjna),
- być zindywidualizowana i adresowana do wnioskodawcy,
- zawierać jednoznaczną nazwę towaru/usługi, parametry techniczne i cenę brutto w PLN,
- być spójna z danymi wpisanymi we wniosku (w szczególności w pozycjach kosztowych).
Przykład:
Jeżeli firma planuje zakup podnośnika koszowego, oferta powinna zawierać dokładny model, udźwig, wysokość roboczą oraz inne istotne parametry techniczne, a także cenę jednostkową i łączną, ilość sztuk oraz dane zamawiającego i oferenta. Ogólna oferta „podnośnik do 12 m – cena orientacyjna” nie przejdzie oceny formalnej.
Kwoty dofinansowania
Dofinansowanie może wynosić maksymalnie 80% wartości projektu, ale nie więcej niż 300 000 zł, w tym:
– dla działań doradczych – maksymalnie 1 000 zł,
– dla działań inwestycyjnych – maksymalnie 299 000 zł.
W katalogu działań ZUS określił także limity kwotowe dla wybranych typów interwencji – każdy typ działania posiada swój indywidualny limit kwotowy, określony w załączniku. Przykładowo: środki ochrony indywidualnej – limit do 40 000 zł,
Jeżeli koszt działania przekracza limit, ZUS dofinansuje je jedynie do wysokości tego limitu.
Uwaga: jeśli w trakcie realizacji ceny urządzeń wzrosną, różnicę przedsiębiorca pokrywa ze środków własnych.
Przykład:
Jeżeli przedsiębiorca planuje zakup środków ochrony indywidualnej o wartości 55 000 zł, dofinansowaniu podlega maksymalnie 40 000 zł.
Kwalifikowalność wydatków – częste pułapki
Dokumentacja konkursowa precyzyjnie określa koszty niekwalifikowalne, m.in.:
- koszty transportu zakupionych urządzeń,
- koszty odbioru technicznego, rozruchu, serwisu, szkoleń, zakwaterowania i dojazdów,
- wydatki pokrywane w ramach leasingu lub umów o podobnym charakterze.
ZUS dopuszcza natomiast dofinansowanie kosztów montażu urządzeń, o ile są one bezpośrednio związane z realizowanym działaniem i zostały ujęte w ofercie oraz we wniosku.
Przykład:
Jeżeli przedsiębiorca planuje zakup systemu wentylacji stanowiskowej, ZUS może dofinansować samą instalację oraz jej montaż. Natomiast koszty transportu, czy szkolenia pracowników z obsługi systemu będą traktowane jako niekwalifikowalne i muszą zostać pokryte ze środków własnych.
Formalności, które decydują o wniosku
Wymogi formalne ZUS są równie ważne jak część merytoryczna projektu. Odrzucenie wniosku na tym etapie wyklucza jego dalszą ocenę.
Kluczowe zasady obejmują:
- wniosek i oświadczenia muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a nie profilem zaufanym – dotyczy to zarówno samego formularza, jak i wszystkich załączonych oświadczeń oraz dokumentów wymagających podpisu,
- wnioskodawca musi posiadać wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony do rozliczania projektu – jest to wymóg wynikający z procedur rozliczania dofinansowania i kontroli finansowej,
- braki formalne można uzupełnić tylko jeden raz, w wyznaczonym przez ZUS terminie, inaczej wniosek zostanie odrzucony,
- urządzenia objęte projektem muszą być fabrycznie nowe, a ich rok produkcji nie może być wcześniejszy niż rok poprzedzający złożenie wniosku.
Spełnienie powyższych wymogów wydaje się proste, ale w praktyce to właśnie formalności są jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia wniosków. Nawet najlepiej uzasadniony projekt – poparty pomiarami, zgodny z katalogiem działań i przygotowany merytorycznie – nie zostanie skierowany do oceny eksperckiej, jeśli dokumenty nie spełnią wymagań proceduralnych.
Strategiczne przygotowanie projektu – jak zrobić to dobrze
Analiza dokumentacji konkursowej pokazuje, że projekty oceniane najwyżej przez ekspertów mają kilka wspólnych elementów. Przede wszystkim wynikają z realnych potrzeb związanych z warunkami pracy, a nie z samej chęci zakupu sprzętu. To właśnie przejrzysta logika projektu – od identyfikacji zagrożenia, przez dobór działań, aż po spodziewany efekt – decyduje o jego wartości.
Najskuteczniejsze projekty to te, które wynikają z jasno zdefiniowanego problemu BHP potwierdzonego pomiarami i wprost prowadzą do jego rozwiązania poprzez odpowiednio dobrane działania. Muszą przewidywać mierzalne efekty – takie jak obniżenie hałasu, redukcja zapylenia czy zmniejszenie obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego – oraz opierać się na realistycznym harmonogramie i kompletnych załącznikach, obejmujących aktualne oceny ryzyka, wymagane badania i właściwe oferty.
Równie ważne jest unikanie błędów formalnych, które często przekreślają wniosek jeszcze przed oceną merytoryczną.
Jakość dokumentacji ma kluczowe znaczenie
Ocena merytoryczna wykonywana jest tylko raz, a na tym etapie nie ma możliwości poprawiania wniosku. Ekspert ocenia projekt wyłącznie na podstawie dokumentów dostarczonych przez wnioskodawcę, dlatego każda część — od danych w formularzu, przez oferty, aż po interpretację wyników badań — wpływa bezpośrednio na ocenę punktową oraz miejsce na liście rankingowej.
Konkurs ZUS to duża szansa na realizację inwestycji poprawiających bezpieczeństwo pracy, ale jednocześnie program wymagający pełnej zgodności z zasadami i rzetelnego przygotowania. Trudność dla wielu firm nie polega na samej koncepcji projektu, lecz na właściwej interpretacji katalogu działań, przygotowaniu argumentacji opartej na danych, dopasowaniu ofert, uniknięciu błędów formalnych i precyzyjnym zaplanowaniu efektów.
Profesjonalnie przygotowany wniosek nie tylko zwiększa szanse na dofinansowanie, lecz także pozwala uporządkować procesy BHP w organizacji i realnie poprawia warunki pracy. Dlatego planując udział w kolejnym naborze, warto zadbać o to, aby projekt był przemyślany, oparty na rzetelnych danych i w pełni zgodny z dokumentacją programu.
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani pozyskaniem dotacji, zapraszamy do kontaktu – oferujemy kompleksowe wsparcie i doradztwo.
