Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. powoduje, że pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (ang. Fixed Establishment – FE/SMPD) nabiera nowego, praktycznego znaczenia. Dotychczas instytucja ta była analizowana przede wszystkim w kontekście miejsca opodatkowania usług. Teraz może ona przesądzać również o tym, czy zagraniczny przedsiębiorca zostanie objęty obowiązkowym KSeF. Problem ten dotyczy w szczególności podmiotów zagranicznych prowadzących działalność na terytorium Polski bez formalnej siedziby, często przy wykorzystaniu lokalnych zasobów (personelu czy infrastruktury technicznej). W praktyce to właśnie sposób organizacji tej działalności, a nie sam fakt rejestracji do VAT w Polsce, może przesądzać o powstaniu obowiązków fakturowych w KSeF.
Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów
Aktualnie punktem odniesienia dla analizy relacji pomiędzy FE a KSeF są objaśnienia podatkowe Ministra Finansów w zakresie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla potrzeb KSeF z dnia 28.01.2026 r. Dokument ten nie wprowadza nowej definicji FE, lecz adaptuje dotychczasowe unijne rozumienie tego pojęcia do realiów obowiązkowego e-fakturowania. Dokument ten nie wprowadza nowej definicji FE, lecz adaptuje dotychczasowe unijne rozumienie tego pojęcia do realiów obowiązkowego e-fakturowania.
Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że sam fakt zarejestrowania podatnika zagranicznego dla celów VAT w Polsce nie jest wystarczający do objęcia go obowiązkiem korzystania z KSeF. Kluczowe znaczenie ma bowiem to, czy podatnik faktycznie prowadzi działalność gospodarczą w Polsce poprzez strukturę spełniającą przesłanki FE oraz czy struktura ta uczestniczy w czynnościach wymagających wystawienia faktury.
FE na potrzeby KSeF w podejściu funkcjonalnym
Na potrzeby KSeF Ministerstwo Finansów odwołuje się do definicji FE wynikającej z art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011. Zgodnie z tym przepisem FE to miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej, charakteryzujące się wystarczającą stałością oraz odpowiednim zapleczem personalnym i technicznym, umożliwiającym prowadzenie działalności gospodarczej.
W kontekście KSeF definicja ta nabiera wyraźnie funkcjonalnego charakteru. Znaczenie ma bowiem nie samo istnienie zaplecza w Polsce, lecz to, czy zaplecze to faktycznie bierze udział w realizacji czynności opodatkowanych, które podlegają fakturowaniu. W efekcie nie każda obecność organizacyjna podatnika w Polsce prowadzi automatycznie do powstania obowiązku korzystania z KSeF.
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej występuje wówczas, gdy w danej lokalizacji podatnik dysponuje zapleczem personalnym oraz technicznym, zorganizowanym w sposób umożliwiający faktyczne świadczenie usług, przy czym obecność ta ma charakter wystarczająco trwały, aby działalność mogła być wykonywana w sposób ciągły. Wszystkie te przesłanki muszą występować łącznie.
Nieruchomości jako element potencjalnego FE
W praktyce jednym z najczęściej analizowanych elementów potencjalnego FE są nieruchomości wykorzystywane przez podmioty zagraniczne w Polsce. Mogą to być biura, magazyny, centra logistyczne czy hale produkcyjne. Objaśnienia jednoznacznie jednak wskazują, że samo posiadanie lub wynajmowanie nieruchomości nie przesądza jeszcze o istnieniu FE.
Nieruchomość stanowi jedynie element zaplecza technicznego, który musi być analizowany łącznie z innymi okolicznościami. Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca korzysta z nieruchomości w sposób pasywny, na przykład powierzając jej obsługę podmiotowi trzeciemu lub ograniczając jej funkcję do celów pomocniczych, co do zasady brak jest podstaw do uznania, że doszło do powstania FE o charakterze czynnym.
Znaczenie ma natomiast to, czy podatnik sprawuje realną kontrolę nad działalnością prowadzoną w danej lokalizacji oraz czy nieruchomość ta służy realizacji kluczowych funkcji gospodarczych, takich jak sprzedaż towarów lub świadczenie usług.
Zaplecze personalne i decyzyjność operacyjna
Zarówno Objaśnienia, jak i utrwalone orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej podkreślają, że zasadniczym elementem FE jest możliwość samodzielnego działania poprzez lokalne zasoby personalne tzn. obecność własnego personelu (wyrok TSUE w sprawie C-931/19 Titanium Ltd.) lub obecność wykorzystywanego personelu jak własnego na podstawie umów najmu czy świadczenia usług (wyrok w sprawie C-333/20 Berlin Chemie A. Menarini SRL). Sama infrastruktura, nawet rozbudowana, nie jest wystarczająca, jeżeli brak jest personelu działającego na rzecz podatnika w sposób umożliwiający prowadzenie działalności gospodarczej.
Jak stanowią Objaśnienia „SMPD (FE) nie powstanie, jeżeli zasoby personalne i techniczne, własne bądź udostępnione, nie będą wykorzystywane w istotnych dla podatnika zagranicznego procesach dotyczących prowadzonej przez tego podatnika działalności gospodarczej, stanowiąc wyłącznie działania o charakterze pomocniczym, akcesoryjnym”.
Ryzyko powstania FE wzrasta w sytuacjach, w których zagraniczny przedsiębiorca dysponuje w Polsce personelem podejmującym decyzje operacyjne, negocjującym warunki handlowe lub faktycznie kształtującym relacje z klientami. Jeżeli działania te są wykonywane z wykorzystaniem lokalnej infrastruktury, w tym nieruchomości, może to prowadzić do uznania, że FE uczestniczy w czynnościach opodatkowanych.
Przykład: Jeśli spółka zagraniczna wynajmuje w Polsce biuro z wyposażeniem i dysponuje personelem podlegającym jej poleceniom, uznaje się, że dysponuje ona zapleczem zarówno personalnym jak i technicznym, co prowadzi do powstania FE. Jeśli jednak zarządzanie nieruchomością i personelem powierzono zewnętrznej firmie, która wydaje pracownikom polecenia, FE może nie powstać.
Czynne i bierne FE a obowiązek KSeF
Objaśnienia wprowadzają rozróżnienie pomiędzy FE czynnym oraz FE biernym, które ma znaczenie z punktu widzenia KSeF:
- FE czynne to takie, które faktycznie uczestniczy w realizacji transakcji opodatkowanych. W takim przypadku zagraniczny przedsiębiorca może zostać objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.
- Odmiennie należy ocenić FE bierne, którego działalność ogranicza się do funkcji pomocniczych, takich jak wsparcie techniczne czy działania marketingowe, PR-owe, bądź związane z obsługą reklamacyjną. Jeżeli takie FE nie bierze udziału w sprzedaży ani w procesie fakturowania, co do zasady brak jest podstaw do nakładania obowiązku korzystania z KSeF.
Kiedy zagraniczny przedsiębiorca podlega zatem KSeF?
Zagraniczny przedsiębiorca będzie zobowiązany do korzystania z KSeF wyłącznie wtedy, gdy posiada w Polsce FE o charakterze czynnym, które uczestniczy w czynnościach podlegających fakturowaniu. Brak siedziby oraz brak FE, bądź posiadanie FE, ale wyłącznie o charakterze wyłącznie pomocniczym, wyłącza obowiązek stosowania KSeF.
Jednocześnie należy mieć na uwadze, że granica pomiędzy FE czynnym a biernym bywa nieostra. Modele działalności oparte na wykorzystaniu nieruchomości, outsourcingu funkcji operacyjnych czy struktur mieszanych wymagają każdorazowo indywidualnej analizy.
Wnioski
Objaśnienia MF w zakresie FE i KSeF mają istotne znaczenie dla zagranicznych podmiotów w Polsce w kontekście ich obowiązkowego objęcia KSEF. W szczególności podmioty wykorzystujące nieruchomości na terytorium kraju powinny dokonać pogłębionej analizy sposobu organizacji swojej działalności. Kluczowe znaczenie dla podlegania obowiązkowemu KSEF ma bowiem nie sam fakt posiadania infrastruktury w Polsce, lecz to, jakie funkcje są w niej realizowane, kto podejmuje decyzje operacyjne oraz czy lokalne struktury uczestniczą w transakcjach podlegających fakturowaniu.
Joanna Prokurat
Partner
