Benefit test jako tarcza w starciu z fiskusem. Dlaczego analiza korzyści to dziś konieczność?

W dzisiejszym świecie biznesu usługi niematerialne, takie jak usługi doradcze, zarządcze, wsparcia IT stanowią krwiobieg grup kapitałowych. Choć od 2022 roku nie obowiązują już przepisy ograniczające zaliczanie ich do kosztów podatkowych (ze względu na uchylenie art. 15 e Ustawy o CIT), nie oznacza to, że organy podatkowe przestały się nimi interesować.

Wręcz przeciwnie – obserwujemy wzrost dokładności kontroli w tym zakresie, a jednym z kluczowych narzędzi obrony podatników staje się tzw. benefit test.

Czym jest benefit test?

Benefit test polega na przeprowadzeniu kompleksowej analizy, która ma na celu udowodnienie, że usługa świadczona wewnątrzgrupowo została rzeczywiście wykonana, jej zakup był podyktowany realnymi potrzebami podatnika, a koszty poniesione na nabycie tych usług przyniosły wymierne korzyści. Organy skarbowe oczekują przedstawienia wpływu nabytych usług na działalność podatnika np. poprzez:

• ograniczenie kosztów operacyjnych,
• zwiększenie przychodów (np. dzięki szkoleniom czy wsparciu w pozyskiwaniu klientów),
• poprawę efektywności i jakości procesów wewnątrz firmy.

Dlaczego warto przeprowadzić benefit test dla nabywanych usług?

Nasze doświadczenia pokazują, że warto przeprowadzić benefit test dla nabywanych usług zanim staną się one przedmiotem zainteresowania organów podatkowych. Najważniejsze korzyści z tego płynące obejmują:

• ochronę przed zakwestionowaniem kosztów nabycia usług jako kosztów uzyskania przychodów przez organy podatkowe. Brak dowodów na wykonanie usług może w przypadku ewentualnej kontroli skutkować wyłączeniem wydatków na ich nabycie z kosztów uzyskania przychodów.
• spokój podczas kontroli – zbieranie dowodów wykonania usług oraz uzasadnianie zasadności nabycia poszczególnych usług już w trakcie trwania kontroli jest stresujące i czasochłonne, a niekiedy wręcz niemożliwe np. ze względu na zmiany personalne. Wcześniejsze zebranie dowodów wykonania usług i przeprowadzenie benefit test pozwala na spokojne działanie w trakcie kontroli.
• Ułatwienie w procesie ubiegania się o APA – w przypadku podatników ubiegających się o zawarcie porozumienia APA w zakresie transakcji nabycia usług, istotnym elementem procesu uzyskania porozumienia jest przeprowadzenie benefit test. Bieżące zbieranie niezbędnych dowodów wykonania usług oraz przeprowadzanie procedury benefit test znacząco ułatwia późniejszy proces uzyskania porozumienia APA.

Na co uważać przy przeprowadzaniu benefit test?

Podczas przeprowadzania benefit test ważne jest wyłączenie tzw. kosztów udziałowca. Są to wydatki służące wyłącznie interesom grupy jako całości (np. koszty rady nadzorczej, relacji inwestorskich czy sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych), które nie przynoszą bezpośrednich korzyści danemu podatnikowi. Obciążanie lokalnych spółek z grupy takimi kosztami jest często kwestionowane przez organy podatkowe. Organy uznają bowiem, że podmioty z grupy nie powinny być obciążane takimi kosztami, ponieważ nie przynoszą one żadnych korzyści i nie byłyby ponoszone gdyby nie przynależność do grupy kapitałowej.

Dobre praktyki wspierające przeprowadzanie benefit test

Aby unikać czasochłonnego i stresującego procesu gromadzenia dokumentów sprzed lat, warto wdrożyć systematyczne działania polegające na:

• Bieżącym zbieraniu dowodów, w tym archiwizacji raportów, opinii, korespondencji mailowej, ewidencji czasu pracy, materiałów roboczych etc.,
• Wprowadzeniu polityki dokumentacyjnej zawierającej jasne instrukcje określające kto odpowiada za zbieranie dokumentów i w jakich terminach,
• Bieżącej weryfikacji rynkowości rozliczeń poprzez sprawdzenie stosowanych współczynników alokacji kosztów (kluczy podziału) oraz zweryfikowanie, czy poziom wynagrodzenia usługodawcy ustalono na zasadach rynkowych.

Podsumowanie

Nasze doświadczenia pokazują, że benefit test to nieocenione narzędzie zarządzania ryzykiem podatkowym, w szczególności w przypadku kontroli podatkowej. Pozawala on na transparentne wykazanie, że współpraca w ramach grupy kapitałowej jest uzasadniona z ekonomicznego punktu widzenia, a koszty ponoszone przez podatnika na nabycie usług od podmiotów powiązanych są uzasadnione i stanowią koszt uzyskania przychodu.