Wypłaty powyżej 2 mln zł w podatku u źródła – jak uniknąć mechanizmu pay and refund? 

Przekroczenie rocznego progu 2 mln zł przy wypłatach opodatkowanych podatkiem u źródła (WHT) oraz objętych mechanizmem pay and refund nie musi oznaczać, że polski podmiot, pełniący rolę płatnika WHT, zobligowany jest do pobrania i uiszczenia podatku według krajowej stawki.  

Wymóg stosowania mechanizmu pay and refund może zostać wyłączony, jeżeli spełnione są warunki zastosowania danej preferencji, a płatnik WHT (tj. polski podmiot) złoży oświadczenie WH-OSC (odpowiednio WH-OSP w przypadku PIT) albo uzyskana zostanie opinia o stosowaniu preferencji – przy czym wybór pomiędzy tymi rozwiązaniami nie jest jednak tak prosty. 

Mechanizm pay and refund – kiedy trzeba go brać pod uwagę? 

Dla przypomnienia, mechanizm pay and refund dotyczy płatności z tytułu dywidend, odsetek i należności licencyjnych, które wypłacane są przez polskie podmioty (płatników WHT) na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych.  

Jeżeli łączna wartość takich wypłat na rzecz tego samego zagranicznego podmiotu powiązanego przekroczy w roku podatkowym próg 2 mln zł, to od nadwyżki ponad ten próg pobiera się podatek u źródła według stawki krajowej, bez zastosowania krajowego zwolnienia lub preferencji wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dopiero później podatnik (zagraniczny odbiorca należności) lub, w określonych przypadkach, płatnik WHT mogą wystąpić o zwrot zapłaconego podatku u źródła.  

Oświadczenie WH-OSC – szybkie rozwiązanie z odpowiedzialnością po stronie płatnika WHT 

Składając oświadczenie WH-OSC, płatnik WHT potwierdza, że posiada dokumentację wymaganą do zastosowania zwolnienia, obniżonej stawki albo niepobrania podatku u źródła oraz że po przeprowadzeniu weryfikacji nie ma wiedzy o istnieniu okoliczności wykluczających daną preferencję. Oznacza to, że oświadczenie nie wiąże się z uprzednią weryfikacją przez organ podatkowy ani potwierdzeniem przez niego spełnienia warunków preferencji – odpowiedzialność za prawidłowość dokonanej oceny pozostaje po stronie płatnika WHT. 

Największą zaletą tego rozwiązania jest jego szybkość, ponieważ nie wymaga ono oczekiwania na rozstrzygnięcie organu podatkowego. Oświadczenie składa się nieodpłatnie, nie później niż do ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln zł. Z kolei jeśli po jego złożeniu płatnik WHT dokonuje dalszych wypłat na rzecz tego samego podmiotu, to może stosować preferencję do końca swojego roku podatkowego, przy czym konieczne będzie złożenie tzw. oświadczenia następczego (do końca pierwszego miesiąca następującego po zakończeniu tego roku). 

Oświadczenie WH-OSC składa tzw. kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu, zasadniczo zarządu (przepisy nie dopuszczają złożenia oświadczenia przez pełnomocnika). Problem może pojawić się, jeżeli oświadczenie WH-OSC okaże się niezgodne z prawdą, a przesłanki do zastosowania preferencji w podatku u źródła w rzeczywistości nie były spełnione – wtedy może powstać ryzyko zaległości podatkowej, odsetek, dodatkowego zobowiązania podatkowego oraz odpowiedzialności karnej skarbowej osoby składającej oświadczenie. 

Z tego względu WH-OSC jest rozwiązaniem szczególnie użytecznym wtedy, gdy wypłata za granicę musi zostać zrealizowana szybko, a płatnik WHT ma kompletną i aktualną dokumentację, zna sytuację odbiorcy należności oraz jest w stanie jednoznacznie potwierdzić spełnienie warunków dla preferencji. 

Opinia o stosowaniu preferencji – dłuższe rozwiązanie, ale silniejsze zabezpieczenie 

Pozytywna opinia o stosowaniu preferencji jest formalnym potwierdzeniem organu podatkowego, że w opisanym stanie faktycznym zachodzi prawo do zwolnienia, obniżonej stawki albo niepobierania podatku u źródła. Z wnioskiem może wystąpić zarówno płatnik WHT, jak i zagraniczny odbiorca należności (podatnik WHT). Opinia jest wydawana na podstawie dokumentów i informacji przedstawionych we wniosku, a organ podatkowy może w toku postępowania żądać dalszych wyjaśnień oraz materiałów dotyczących m.in. statusu rzeczywistego właściciela, prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej czy przebiegu przepływów finansowych. 

Ta ścieżka jest zdecydowanie bardziej czasochłonna, wymagająca pod względem dokumentacyjnym i kosztowna (sam wniosek podlega opłacie w wysokości 2 000 zł). Ustawowy termin na wydanie opinii wynosi co do zasady 6 miesięcy, aczkolwiek w praktyce często trzeba liczyć się z koniecznością dodatkowego uzupełniania dokumentacji lub informacji.  

Podstawową zaletą opinii o stosowaniu preferencji jest większa stabilność prawna oraz ograniczenie sytuacji, w której cała ocena prawa do preferencji spoczywa wyłącznie po stronie płatnika WHT. Ponadto, opinia zachowuje ważność przez okres  36 miesięcy, o ile nie dojdzie do istotnej zmiany okoliczności – oznacza to, że ważne pozostaje monitorowanie aktualności stanu faktycznego i tego, czy warunki preferencji są wciąż spełnione. 

Należy również pamiętać, że wniosek o wydanie opinii odnosi się do konkretnej relacji z zagranicznym podatnikiem i konkretnego rodzaju należności, dlatego przy kilku zagranicznych odbiorcach albo różnych strumieniach płatności może być konieczne prowadzenie kilku odrębnych postępowań o wydanie opinii o stosowaniu preferencji. 

Co wybrać w praktyce? Podsumowanie oraz wskazówki dla płatników i podatników WHT 

Wybór pomiędzy dwoma analizowanymi rozwiązaniami będzie w głównej mierze zależał od zaistniałego stanu faktycznego oraz potrzeb, tj.:  

• oświadczenie WH-OSC – będzie co do zasady bardziej praktyczne przy pilnych lub nieplanowanych wypłatach, zwłaszcza gdy próg 2 mln zł został przekroczony pod koniec roku podatkowego, a posiadana przez płatnika WHT dokumentacja jest kompletna i nie ma istotnych wątpliwości co do prawa do zastosowania preferencji; 

• opinia o stosowaniu preferencji – lepiej sprawdza się przy wysokich, cyklicznych i planowanych z wyprzedzeniem wypłatach, które przykładowo realizowane będą również w kolejnych latach. Ponadto, jako że opinia wiąże się z weryfikacją przez organ podatkowy, to może się okazać pomocna w sytuacjach, gdy ze względu na okoliczności lub charakter dokonywanych wypłat pojawiają się wątpliwości co do prawa do zastosowania preferencji. 

Z pewnością błędem w praktyce jest rozpoczynanie analizy wyboru odpowiedniego rozwiązania dopiero w momencie, gdy próg 2 mln zł został już przekroczony, a wypłata objęta podatkiem u źródła musi zostać zrealizowana natychmiast – wtedy wybór może być już ograniczony wyłącznie do oświadczenia WH-OSC albo poboru podatku WHT i późniejszego wnioskowania o jego zwrot, ponieważ na uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji będzie już za późno.  

Zatem, z perspektywy płatników WHT kluczowe jest bieżące monitorowanie wartości wypłat dywidend, odsetek lub należności licencyjnych na rzecz każdego zagranicznego podmiotu powiązanego oraz odpowiednio wczesna ocena, czy bardziej uzasadnione w ich sytuacji będzie oświadczenie, opinia czy zastosowanie mechanizmu pay and refund. 

Niezależnie od wyboru jednego z powyższych rozwiązań, należy pamiętać, że podstawą bezpiecznego rozliczenia na gruncie podatku u źródła pozostają: kompletna dokumentacja, aktualny certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy należności, weryfikacja statusu rzeczywistego właściciela oraz dochowanie tzw. należytej staranności.