Wokół stosowania znaczników NrKSeF, OFF, BFK i DI w JPK_VAT pojawiło się wiele praktycznych wątpliwości. Najwięcej pytań dotyczyło tego, kiedy należy posłużyć się oznaczeniem BFK, a kiedy DI, zwłaszcza przy transakcjach takich jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług czy import towarów.
Ostatecznie Ministerstwo Finansów uporządkowało te kwestie, publikując na swojej stronie wytyczne w formie tabeli. To właśnie to zestawienie przypadków powinno być dziś podstawowym punktem odniesienia przy ustalaniu prawidłowego oznaczenia w części ewidencyjnej JPK_VAT.
Najważniejsza zasada jest wspólna zarówno dla sprzedaży, jak i dla zakupów: w ewidencji wykazuje się albo numer KSeF, albo – jeśli numeru tego nie ma – odpowiedni znacznik: OFF, BFK lub DI. Co istotne, decydujący jest stan na dzień złożenia JPK_VAT.
Sprzedaż
NrKSeF – gdy faktura ma już numer w systemie
Po stronie sprzedaży numer NrKSeF należy wykazać wtedy, gdy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma już nadany numer KSeF.
Dotyczy to również faktur wystawianych w trybach szczególnych, takich jak offline24, awaria czy niedostępność systemu, jeżeli przed złożeniem JPK_VAT zostały one przesłane do KSeF i otrzymały numer identyfikujący.
Przykład
Podatnik wystawił fakturę w trybie offline24 pod koniec miesiąca. Przed wysłaniem JPK_VAT faktura została jednak przesłana do KSeF i otrzymała numer. W takiej sytuacji w ewidencji należy wykazać NrKSeF, a nie DI.
OFF – tylko przy fakturach z okresu awarii
Znacznik OFF ma zastosowanie do faktur wystawionych w trybie awarii, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli na dzień złożenia ewidencji faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF.
To oznaczenie dotyczy więc szczególnej sytuacji formalnej awarii systemu, a nie każdego przypadku wystawienia faktury poza KSeF. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazało także, że po późniejszym uzyskaniu numeru KSeF nie ma obowiązku korygowania ewidencji JPK_VAT.
Przykład
Faktura została wystawiona podczas oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF i do dnia złożenia JPK_VAT nie ma jeszcze numeru KSeF. W takim przypadku prawidłowym oznaczeniem będzie OFF. Nawet jeśli później numer zostanie nadany, korekta ewidencji nie jest konieczna.
BFK – gdy podstawą wpisu jest faktura wystawiona poza KSeF
Znacznik BFK po stronie sprzedaży dotyczy faktur elektronicznych i papierowych wystawionych bez użycia KSeF, czyli poza systemem.
Zgodnie z wytycznymi MF oznaczenie to stosuje się w szczególności do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży:
- wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF,
- wystawionych przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF, ale wykazywanych w JPK_VAT za okres od 1 lutego 2026 r.,
- wystawionych w lutym lub marcu 2026 r. poza KSeF przez podatników, dla których obowiązek KSeF powstaje od 1 kwietnia 2026 r.,
- wystawionych w 2026 r. poza KSeF przez podatników, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
- wykazywanych w związku z korektą z tytułu ulgi na złe długi,
- wystawionych przy WNT oraz imporcie usług,
- wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
- wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.
W praktyce oznacza to, że jeżeli po stronie sprzedaży mamy do czynienia z fakturą, ale nie z fakturą posiadającą numer KSeF, to w wielu przypadkach właściwe będzie właśnie oznaczenie BFK.
Przykład
Podatnik wykazuje w ewidencji sprzedaży fakturę dotyczącą transakcji, dla której podatnikiem jest nabywca, albo fakturę dotyczącą importu usług, wystawioną poza KSeF. Jeżeli podstawą wpisu jest faktura, właściwe będzie oznaczenie BFK.
DI – gdy podstawą wpisu jest inny dokument niż faktura
Znacznik DI po stronie sprzedaży dotyczy dowodów innych niż faktura. Ministerstwo Finansów wskazuje tu m.in.:
- dowody wewnętrzne,
- zbiorcze dowody sprzedaży z kas rejestrujących,
- faktury wystawione w trybie offline24 oraz w trakcie niedostępności systemu, które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF,
- zapisy dotyczące WNT oraz importu usług dokumentowane dowodem innym niż faktura, oznaczane w JPK znacznikiem WEW,
- zapisy dotyczące importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
- zapisy dotyczące dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.
W tej części trzeba zwrócić uwagę na istotny wyjątek. Jeżeli podatnik ujął w ewidencji sprzedaży fakturę wystawioną w trybie offline24 albo w okresie niedostępności systemu z oznaczeniem DI, a następnie faktura otrzymała numer KSeF, powinien skorygować oznaczenie i zastąpić DI numerem KSeF.
Przykład
Podatnik wystawił fakturę w trybie offline24. Na dzień złożenia JPK_VAT faktura nie miała jeszcze numeru KSeF, dlatego została oznaczona jako DI. Po późniejszym nadaniu numeru konieczne jest skorygowanie ewidencji i wskazanie numeru KSeF.
Zakupy
NrKSeF – gdy otrzymana faktura ma numer KSeF
Po stronie zakupów numer NrKSeF należy wykazać wtedy, gdy otrzymana faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma już nadany numer KSeF. To odpowiednik reguły obowiązującej po stronie sprzedaży.
Przykład
Podatnik otrzymał od kontrahenta fakturę ustrukturyzowaną, która na dzień składania JPK_VAT ma już numer w KSeF. W ewidencji zakupów należy wykazać NrKSeF.
OFF – przy fakturach otrzymanych z okresu awarii
Znacznik OFF w zakupach dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada jeszcze numeru identyfikującego w KSeF.
Także tutaj MF podkreśla, że późniejsze nadanie numeru KSeF nie powoduje obowiązku korekty JPK_VAT.
Przykład
Podatnik otrzymał od dostawcy fakturę wystawioną podczas awarii KSeF. Jeżeli do dnia złożenia JPK_VAT dokument nadal nie ma numeru KSeF, należy zastosować oznaczenie OFF.
BFK – gdy podatnik posiada fakturę poza KSeF
Po stronie zakupów BFK dotyczy faktur elektronicznych i papierowych otrzymanych poza KSeF. Zgodnie z tabelą MF oznaczenie to stosuje się w szczególności do:
- faktur elektronicznych lub papierowych wystawionych przy użyciu kas rejestrujących,
- paragonów fiskalnych uznanych za faktury,
- faktur wykazywanych w związku z korektą z tytułu ulgi na złe długi,
- faktur wystawionych przy WNT oraz imporcie usług,
- faktur wystawionych przy imporcie towarów, w tym imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
- faktur dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.
To właśnie w tej części Ministerstwo Finansów jednoznacznie przesądziło, że przy WNT czy imporcie usług, jeżeli podatnik posiada fakturę, właściwym oznaczeniem jest BFK.
Przykład
Polski podatnik rozlicza import usług od kontrahenta z Francji i posiada otrzymaną od niego fakturę. Taka pozycja w ewidencji zakupów powinna zostać oznaczona jako BFK.
DI – gdy wpis opiera się na innym dowodzie
Znacznik DI po stronie zakupów dotyczy wszystkich innych przypadków dokumentów, które:
- nie posiadają numeru KSeF,
- nie zostały przesłane do KSeF,
- nie mogą zostać oznaczone jako BFK lub OFF,
- ale mimo to muszą być wykazane w ewidencji VAT.
MF wskazało, że oznaczenie to stosuje się w szczególności do:
- faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w okresie niedostępności KSeF, które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF,
- zapisów dotyczących WNT oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura, oznaczanych jako WEW,
- zapisów dotyczących importu towarów, w tym importu rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
- zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca,
- dokumentów VAT RR wystawionych poza KSeF.
Przykład
Podatnik rozlicza WNT, ale do dnia złożenia JPK nie otrzymał jeszcze faktury od zagranicznego kontrahenta i ujmuje transakcję na podstawie dokumentu wewnętrznego. W takim przypadku właściwe będzie oznaczenie DI.
Najprostszy klucz w praktyce
Dla celów praktycznych zasady można sprowadzić do kilku prostych pytań.
W sprzedaży
Jeżeli faktura ma numer KSeF – wykazujemy NrKSeF.
Jeżeli jest to faktura z okresu awarii i bez numeru KSeF – stosujemy OFF.
Jeżeli mamy fakturę wystawioną poza KSeF – najczęściej właściwe będzie BFK.
Jeżeli podstawą wpisu jest inny dokument niż faktura – należy rozważyć DI.
W zakupach
Jeżeli otrzymana faktura ma numer KSeF – wykazujemy NrKSeF.
Jeżeli jest to faktura z okresu awarii i bez numeru KSeF – stosujemy OFF.
Jeżeli podatnik posiada fakturę poza KSeF – co do zasady stosuje BFK.
Jeżeli wpis opiera się na innym dowodzie niż faktura – właściwe będzie DI.
Podsumowanie
Po opublikowaniu tabeli przez Ministerstwo Finansów zasady stosowania oznaczeń w JPK_VAT stały się znacznie bardziej przejrzyste. Nadal jednak łatwo o pomyłkę, zwłaszcza przy rozróżnieniu między BFK i DI.
Najbezpieczniejsze podejście polega na tym, aby każdorazowo ustalić cztery kwestie: czy dokument ma numer KSeF, czy pochodzi z okresu awarii, czy podstawą wpisu jest faktura wystawiona lub otrzymana poza KSeF, czy też inny dowód niż faktura. Odpowiedź na te pytania prowadzi do prawidłowego oznaczenia: NrKSeF, OFF, BFK albo DI.
Mikołaj Ratajczak
Partner
