KSeF – nowe obowiązki przy płatnościach i planowane odroczenie kar

Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorców czekają kolejne zmiany związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zaczną obowiązywać przepisy wymagające podawania numeru KSeF przy dokonywaniu płatności za faktury. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie okresu niestosowania kar za nieprawidłowości związane z KSeF do końca 2027 r. 

Numer KSeF w płatnościach od 1 stycznia 2027 r. 

Zgodnie z nowymi przepisami podatnicy VAT czynni, dokonujący płatności na rzecz innych podatników VAT czynnych za faktury wystawione w KSeF, będą zobowiązani do wskazania numeru KSeF w tytule przelewu lub w danych innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu płatności. 

W przypadku regulowania należności za kilka faktur możliwe będzie posłużenie się identyfikatorem zbiorczym, wygenerowanym w KSeF dla opłacanych dokumentów. Nowy obowiązek obejmie także płatności dokonywane w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP), czy realizowanych przez podmioty trzecie działające w imieniu nabywcy.

Celem nowych regulacji jest umożliwienie identyfikacji faktur, których dotyczą dokonywane płatności, oraz usprawnienie powiązania rozliczeń z dokumentami wystawionymi w KSeF. 

Warto przy tym zaznaczyć, że przepisy nie przewidują odrębnej kary pieniężnej za samo pominięcie numeru KSeF przy dokonywaniu płatności.  

Okres przejściowy

Planowane odroczenie kar za nieprawidłowości w KSeF 

Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie okresu niestosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości związane z KSeF do 31 grudnia 2027 r. Oznaczałoby to, że sankcje przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT zaczną być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 r. 

Odroczenie ma obejmować m.in. naruszenia polegające na: 

• wystawianiu faktur poza KSeF pomimo takiego obowiązku; 
• wystawianiu faktur w trybie offline niezgodnie z wymaganym wzorem; 
• nieprzesyłaniu faktur do KSeF w ustawowym terminie. 

Zmiana została ujęta w projekcie ustawy UD477, który jest obecnie przedmiotem prac legislacyjnych. Planowane odroczenie wymaga zatem jeszcze uchwalenia odpowiednich przepisów. 

Co istotne, planowane odroczenie dotyczy wyłącznie szczególnych kar pieniężnych przewidzianych w art. 106ni ustawy o VAT za naruszenie obowiązków związanych z KSeF. Nie wpływa ono natomiast na obowiązujące już wcześniej zasady odpowiedzialności za inne nieprawidłowości związane z fakturowaniem.

W szczególności niewystawienie faktury, wystawienie jej po ustawowym terminie lub nierzetelne udokumentowanie transakcji mogą nadal skutkować odpowiedzialnością na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.  Niezależnie od tego podatnicy pozostają zobowiązani do prawidłowego i terminowego rozliczania VAT.

Wdrożenie w praktyce

Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Wprowadzenie numeru KSeF do procesu realizacji płatności może wymagać zmian organizacyjnych i technicznych, szczególnie w przedsiębiorstwach obsługujących dużą liczbę faktur. 

Rekomendujemy w szczególności: 

• weryfikację procesów płatniczych pod kątem nowych wymogów;
• dostosowanie systemów finansowo-księgowych i bankowych, tak aby umożliwiały automatyczne przekazywanie i odczytywanie numerów KSeF i identyfikatorów zbiorczych;
• zapewnienie odpowiedniego przepływu danych pomiędzy systemem KSeF, księgowością i osobami odpowiedzialnymi za realizację płatności; 
• aktualizację wewnętrznych zasad obsługi zobowiązań, w tym płatności zbiorczych i płatności realizowanych w MPP. 

Pomimo zapowiadanego odroczenia sankcji warto odpowiednio wcześnie przygotować organizację do nowych wymogów, aby ograniczyć ryzyko błędów i zakłóceń w procesie realizacji płatności. 

W przypadku pytań dotyczących nowych obowiązków lub potrzeby wsparcia  w dostosowaniu procesów do wymogów KSeF zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.