We współczenych realiach cen transferowych sama standardowa dokumentacja (Local File, Master File, TPR) coraz częściej okazuje się jedynie punktem wyjścia, a nie pełnym zabezpieczeniem podatnika. W odpowiedzi na rosnące wymagania kontroli podatkowych oraz analizę ekonomiczną transakcji, coraz istotniejsze staje się Defence File – narzędzie, które można uznać za narzędzie w zarządzaniu ryzykiem cen transferowych.
Czym jest Defence File?
Defence File to dokumentacja przygotowana przez podatnika, której celem jest chronić i uzasadniać przyjęte rozwiązania cenowe w transakcjach z podmiotami powiązanymi, zanim jeszcze fiskus zacznie analizować rozliczenia. To nie jest kolejny obowiązek ustawowy, ale raczej praktyczna odpowiedź na to, jak dziś prowadzone są kontrole w zakresie cen transferowych.
Taki dokument nie zastępuje dokumentacji cen transferowych, ale ją uzupełnia i stanowi bazę dowodową, argumentacyjną i analityczną na wypadek zarzutów ze strony organu podatkowego.
Przygotowanie Defence File znacząco zwiększa bezpieczeństwo podatkowe podatnika w obszarze cen transferowych. Przede wszystkim pozwala ono zminimalizować ryzyko zakwestionowania przyjętych rozliczeń, ponieważ argumentacja i uzasadnienia ekonomiczne są gromadzone na bieżąco, jeszcze zanim pojawi się kontrola.
Co obejmuje Defence File?
Nie ma jednej „szablonowej” formy Defence File – jest to dokument dostosowany do specyfiki transakcji, modelu biznesowego i profilu ryzyka podatnika. Niemniej w praktyce składa się on z elementów, które wykraczają poza standardową dokumentację cen transferowych. Po pierwsze, Defence File powinien zawierać rozszerzone uzasadnienie ekonomiczne transakcji – nie tylko wskazanie metody, ale także szerszy kontekst biznesowy decyzji, strategiczne cele grupy, powody wyboru konkretnej struktury transakcji i oczekiwane efekty ekonomiczne. Dokument taki powinien obejmować również szczegółową argumentację rynkowości – czyli nie tylko dane liczbowe, ale także logiczne powiązania między strategią biznesową a zastosowanymi rozwiązaniami cenowymi, w tym wyniki analiz porównawczych z komentarzami oraz krytyczną refleksją nad ich jakością i ograniczeniami.
Istotną częścią Defence File są także dowody potwierdzające rzeczywiste zachowania biznesowe takie jak komunikacja wewnętrzna, jak również umowy i ich aneksy. W przypadku transakcji usługowych Defence File powinien zawierać również dowody wykonania usług. Narzędzie to może być przydatne również w przypadku restrukturyzacji, które są w szczególnym obszarze zainteresowania organów podatkowych.
Najlepszym momentem na przygotowanie Defence File jest etap planowania i realizacji transakcji objętych cenami transferowymi. Im wcześniej podatnik zacznie dokumentować swoją narrację i argumenty, tym łatwiej będzie mu zachować istotne dokumenty dotyczące transakcji kontrolowanych oraz wdrożyć spójną politykę TP, która zapewni pełną zgodność z wymogami przepisów i zasadą arm’s length.
Podsumowanie
Defence File, mimo że jest narzędziem nieobowiązkowym jest warte przygotowania na wypadek kontroli. Dobrze przygotowany Defence File porządkuje argumentację podatnika i opiera ją na spójnych, logicznych oraz udokumentowanych przesłankach. Dzięki temu pozwala nie tylko skutecznie odpowiadać na pytania organów podatkowych, lecz także ograniczać ryzyko potencjalnych sankcji. W realiach, w których organy podatkowe coraz częściej analizują rozliczenia cen transferowych przez pryzmat ich ekonomicznego uzasadnienia Defence File staje się istotnym narzędziem świadomego zarządzania ryzykiem.
Joanna Kubińska
Partner
Zuzanna Chojnicka
Consultant
