Koszty licencji i subskrypcji poza ulgą B+R – restrykcyjne podejście fiskusa

Specjalistyczne oprogramowanie jest jednym z podstawowych narzędzi pracy przy wielu projektach badawczo-rozwojowych, zwłaszcza w branży IT, technologicznej czy inżynieryjnej. To właśnie przy jego wykorzystaniu powstają prototypy, prowadzone są testy, symulacje, analizy techniczne, a także inne prace projektowe. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek na takie oprogramowanie może zostać rozliczony w ramach ulgi B+R.

W niedawnej interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że opłaty za licencje i subskrypcje specjalistycznego oprogramowania, które nie są ujmowane przez podatnika jako WNiP podlegające amortyzacji, nie mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane w ramach ulgi B+R.

Kontekst sprawy

Sprawa dotyczyła Spółki prowadzącej działalność badawczo-rozwojową (dalej: B+R). W ramach realizowanych projektów Spółka korzystała ze specjalistycznego oprogramowania, które było wykorzystywane przez zespoły techniczne bezpośrednio przy prowadzeniu prac B+R. Oprogramowanie służyło m.in. do projektowania, symulacji, testowania, modelowania rozwiązań, tworzenia prototypów oraz przeprowadzania analiz technicznych.

Spółka podkreślała, że dostęp do tego rodzaju narzędzi jest niezbędny dla efektywnego prowadzenia przez nią prac B+R oraz osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Co istotne, licencje i subskrypcje objęte wnioskiem były wykorzystywane przez Spółkę wyłącznie w działalności B+R i nie służyły działalności produkcyjnej, handlowej ani innej bieżącej działalności operacyjnej.

Dostęp do oprogramowania miał charakter czasowy i zasadniczo nie przekraczał 12 miesięcy. W konsekwencji Spółka nie rozpoznawała licencji i subskrypcji jako wartości niematerialnych i prawnych (dalej: WNiP) podlegających amortyzacji, lecz ujmowała związane z nimi wydatki bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki

Spółka była przekonana, że opłaty za licencje i subskrypcje specjalistycznego oprogramowania mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a ustawy o CIT, tj. jako wydatki na nabycie niebędącego środkiem trwałym sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w działalności B+R.

W ocenie Spółki tego rodzaju oprogramowanie pełni w praktyce funkcję specjalistycznego narzędzia pracy, bez którego prowadzenie określonych prac B+R byłoby niemożliwe albo istotnie utrudnione. Spółka podkreślała, że skoro przepis posługuje się sformułowaniem „w szczególności”, to katalog sprzętu specjalistycznego nie powinien być ograniczany wyłącznie do przedmiotów, takich jak wymienione w powyższym przepisie naczynia laboratoryjne, przybory laboratoryjne czy urządzenia pomiarowe.

Restrykcyjne podejście fiskusa

W interpretacji indywidualnej z 23 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.54.2026.1.JG, Dyrektor KIS uznał jednak stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Organ podatkowy w pierwszej kolejności przypomniał, że ogólny katalog kosztów kwalifikowanych przy uldze B+R wskazany w art. 18d ustawy o CIT ma charakter zamknięty. Oznacza to, że sam związek danego wydatku z działalnością badawczo-rozwojową nie jest wystarczający do jego odliczenia w ramach ulgi B+R. Dany koszt musi jeszcze mieścić się w jednej z kategorii wyraźnie wymienionych w przepisach.

Najważniejsza część rozstrzygnięcia dotyczyła pojęcia „sprzętu specjalistycznego” – zdaniem Dyrektora KIS, taki sprzęt powinien mieć charakter materialny, czyli stanowić fizyczny przedmiot wykorzystywany przy określonych pracach. Sam fakt, że dane narzędzie jest specjalistyczne i służy działalności B+R, nie przesądza jeszcze o możliwości rozliczenia związanego z nim wydatku w ramach ulgi B+R.

W ocenie organu, opłaty za licencje i subskrypcje oprogramowania nie prowadzą do nabycia żadnego materialnego składnika majątku. Spółka nabywa jedynie prawo do korzystania z programu komputerowego, a więc świadczenie o charakterze niematerialnym. Tym samym, zdaniem fiskusa, takich wydatków nie można uznać za koszty nabycia sprzętu specjalistycznego w myśl art. 18d ust. 2 pkt 2a ustawy o CIT.

Dyrektor KIS wykluczył również możliwość przyporządkowania analizowanych wydatków do innych kategorii kosztów kwalifikowanych ulgi B+R, wskazując, że opłaty za oprogramowanie:

• nie stanowią materiałów ani surowców, ponieważ nie mają charakteru materialnego i nie podlegają fizycznemu zużyciu;
• nie mieszczą się w pojęciu aparatury naukowo-badawczej;
• nie mogą zostać rozliczone poprzez odpisy amortyzacyjne, ponieważ w analizowanym przypadku licencje i subskrypcje nie stanowiły WNiP podlegających amortyzacji (ze względu na okres korzystania z nich).

W rezultacie Dyrektor KIS uznał, że okresowe opłaty za korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania, które nie stanowią w firmie WNiP, nie mieszczą się w żadnej z kategorii kosztów kwalifikowanych przewidzianych w art. 18d ustawy o CIT, przez co nie mogą być rozliczane w ramach ulgi B+R.

Wnioski wynikające z danej sprawy

Opisana interpretacja jest istotna przede wszystkim dla podmiotów z branży IT, technologicznej, gamingowej czy inżynieryjnej, które w ramach działalności B+R korzystają z różnego rodzaju narzędzi cyfrowych, systemów, aplikacji, środowisk projektowych, symulacyjnych lub testowych. Z praktycznego punktu widzenia najważniejsze jest to, że Dyrektor KIS wyraźnie oddzielił funkcjonalne znaczenie danego wydatku od jego formalnej kwalifikacji na gruncie przepisów o uldze B+R.

Mówiąc w skrócie, nawet jeżeli dane oprogramowanie jest faktycznie niezbędne do prowadzenia prac B+R, czyli wykorzystywane wyłącznie w takich projektach i odpowiednio przypisane do działalności badawczo-rozwojowej, to w ocenie fiskusa nie oznacza z góry, że związane z nim opłaty mogą zostać odliczone w ramach ulgi B+R.

Najciekawszy, a zarazem najbardziej problematyczny element tej sprawy dotyczy rygorystycznego podejścia organu podatkowego do kwalifikacji kosztów objętych ulgą B+R. W praktyce oznacza to, że wydatki na krótkoterminowe licencje i subskrypcje, które nie są ujmowane jako WNiP, przy takim podejściu organu nie będą mogły zostać przypisane do żadnej z kategorii kosztów objętych ulgą B+R.

Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy wydatek na oprogramowanie będzie wyłączony z ulgi B+R, ponieważ inaczej należy oceniać na przykład sytuację, w której nabyte oprogramowanie spełnia warunki uznania go za WNiP oraz podlega amortyzacji. W takim przypadku możliwe jest rozliczanie w ramach ulgi B+R odpowiednich odpisów amortyzacyjnych, oczywiście przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych.

Analizowana interpretacja pokazuje, że podatnicy nie powinni ograniczać się wyłącznie do wykazania, że dany koszt jest potrzebny lub nawet konieczny do prowadzenia działalności B+R. Równie istotne jest precyzyjne ustalenie i potwierdzenie, do jakiej kategorii kosztów kwalifikowanych można go przypisać. Z perspektywy podatników korzystających z ulgi B+R szczególnego znaczenia nabiera więc przegląd wydatków m.in. na oprogramowanie, w szczególności takich jak krótkoterminowe licencje, subskrypcje, dostępy SaaS czy opłaty za narzędzia wykorzystywane przez zespoły projektowe. W przypadku istotnych kwot warto dodatkowo rozważyć zabezpieczenie własnego stanowiska w tym zakresie.

Podsumowując, omawiane rozstrzygnięcie wpisuje się w rygorystyczne podejście organów podatkowych do kwalifikacji kosztów rozliczanych w ramach ulgi B+R. Dla branży IT jest to szczególnie istotne, ponieważ model pracy nad nowymi rozwiązaniami coraz częściej opiera się właśnie na dostępie do specjalistycznych narzędzi cyfrowych, a nie na klasycznie rozumianym, materialnym sprzęcie. Tym bardziej warto zadbać nie tylko o dokumentację samej działalności B+R w firmie, ale również o prawidłową i bezpieczną kwalifikację poszczególnych kategorii kosztów ponoszonych w ramach takich projektów.