Sukcesywnie w 2026 roku większość podatników VAT w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To rewolucyjna zmiana w systemie fakturowania, zwłaszcza dla firm obsługujących klientów zagranicznych, która rodzi wiele pytań praktycznych – jednym z nich jest kwestia dopuszczalności używania języka obcego na fakturach ustrukturyzowanych.
KSeF i język urzędowy – nie mylić pojęć
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczna platforma administrowana przez organy podatkowe, działająca w języku polskim. Jednak fakt, że system działa po polsku, nie oznacza, że przedsiębiorca korzystający z KSeF musi wystawiać faktury tylko w tym języku.
Polskie przepisy nie narzucają jednolitego języka, w którym należy sporządzać faktury. W ustawie o VAT brakuje zapisu obligującego do stosowania języka polskiego przy wystawianiu faktur, co oznacza, że – co do zasady – dopuszczalne jest użycie języka obcego, zwłaszcza w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi (transakcje B2B).
Obowiązek języka polskiego – kiedy ma zastosowanie?
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku relacji z konsumentami krajowymi oraz w działalności instytucji publicznych. Tu zastosowanie ma ustawa o języku polskim, która nakłada obowiązek używania języka polskiego w dokumentach dotyczących:
- nazw towarów i usług,
- warunków gwarancji,
- informacji dla konsumentów,
- instrukcji obsługi,
- i oczywiście – faktur.
Oznacza to, że faktury wystawiane dla konsumentów mających miejsce zamieszkania w Polsce oraz przez organy administracji publicznej muszą być sporządzone w języku polskim.
Co z kontrahentami zagranicznymi?
Jeśli odbiorcą faktury jest przedsiębiorca mający siedzibę poza Polską, a faktura nie dokumentuje czynności wykonanej na rzecz konsumenta krajowego – może zostać wystawiona w języku obcym.
Nie ma również przeszkód, by zawierała:
- nazwy towarów i usług w języku angielskim lub innym,
- dodatkowe adnotacje (np. „payment terms”, „reference number”) w języku obcym,
- wizualizację w tym samym języku, przekazywaną kontrahentowi w ustalony sposób.
Wymogi dotyczące wizualizacji faktury ustrukturyzowanej
W KSeF faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML. Aby była zrozumiała dla odbiorcy, przedsiębiorcy będą nierzadko generować jej wizualizację – czyli czytelną wersję faktury, najczęściej w formie papierowej lub formacie PDF. Należy jednak pamiętać, że wizualizacja powinna odzwierciedlać dane zawarte w XML-u – nie może zawierać dodatkowych informacji, które nie zostały zawarte w strukturze e-faktury. Musi być zatem spójna merytorycznie z fakturą przesłaną do KSeF.
Podsumowanie: kiedy można stosować język obcy na fakturze w KSeF?
Rodzaj kontrahenta | Czy można wystawić fakturę w języku obcym? |
Kontrahent zagraniczny (spoza Polski) | ✅ Tak |
Przedsiębiorca z Polski | ✅ Tak |
Konsument z Polski | ❌ Nie |
Organ administracji publicznej (wystawiający) | ❌ Nie |
Obowiązki w razie kontroli
Użycie języka obcego nie oznacza pełnej swobody. W przypadku kontroli podatkowej, organ podatkowy może – zgodnie z art. 287 Ordynacji podatkowej – zażądać tłumaczenia faktury na język polski. Obowiązek ten spoczywa na podatniku, niezależnie od tego, czy faktura była wystawiona zgodnie z przepisami.
Faktura dwujęzyczna – rozwiązanie kompromisowe
W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem może być wystawienie faktury w dwóch językach (np. polskim i angielskim). Taka forma ułatwia rozliczenia i komunikację, zarówno wewnętrznie (w księgowości), jak i z klientem zagranicznym, a także może zminimalizować problemy podczas kontroli.
Potwierdzenie praktyki – interpretacja podatkowa
Opisane wyżej zasady znajdują potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA. W dokumencie tym uznano za prawidłowe stanowisko spółki, która planowała wystawianie faktur ustrukturyzowanych w języku obcym (zarówno w XML, jak i w wizualizacji), dla kontrahentów zagranicznych nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Pełna treść interpretacji dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów: https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/647157
