Święta w firmie: jak prawidłowo rozliczyć podatki od prezentów i imprez?

Zbliżający się okres świąteczny to czas, w którym wiele firm organizuje spotkania wigilijne dla pracowników oraz przygotowuje upominki dla pracowników i kontrahentów. Wydarzenia te, choć przyjemne, niosą za sobą różne konsekwencje podatkowe, w szczególności, że beneficjentami mogą być zarówno pracownicy, jak i osoby współpracujące, czy kontrahenci. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady dotyczące rozliczania tych wydatków z perspektywy CIT oraz VAT, z zastrzeżeniem, że nie odnoszą się one do świadczeń sfinansowanych z ZFŚS.

Podatek CIT

Wydatki na pracowników  Wydatki poniesione na organizację świątecznych imprez dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że służą one integracji zespołu i poprawie atmosfery w pracy. Organy podatkowe, w wydawanych interpretacjach, zastrzegają jednak, że imprezy o charakterze wyłącznie konsumpcyjnym nie mogą zostać ujęte w kosztach. Jakkolwiek udowodnienie faktycznych motywacji przedsiębiorcy nie jest zadaniem łatwym. Uprawdopodobnienia motywacyjno-integracyjnego charakteru takich imprez i ich związku z działalnością firmy dokonuje się najczęściej poprzez wykazanie, iż jednym z elementów takiego spotkania było np.: 

• podsumowanie rocznych wyników, 

• wyróżnienie i nagrodzenie najlepszych pracowników, 

• prezentacja planów na kolejny rok. 

Inaczej wygląda sytuacja z prezentami świątecznymi dla pracowników. W ostatnich latach wykształciło się niemal jednolite podejście, w świetle którego prezenty, jeśli ich wręczenie nie jest związane ze stosunkiem pracy łączącym strony, należy kwalifikować jako darowizny. W konsekwencji z uwagi na brzmienie przepisu art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT, podlegają one wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzeniem takiego podejścia jest np. najnowsza informacja z 12 grudnia 2024 r. opublikowana na stronach MF https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/616911)  W niektórych przypadkach istnieją jednak argumenty, pozwalające powiązać przekazane prezenty z działalnością pracodawcy (np. trwałe oznaczenie logo), co może uzasadniać inną klasyfikację takiego wydatku.   Wydatki na współpracowników  Osoby współpracujące z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych (np. samozatrudnieni) nie są traktowane przez organy podatkowe jak pracownicy. Wydatki na ich uczestnictwo w imprezach świątecznych z reguły kwalifikowane są więc jako koszty reprezentacji, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.  Kwestia ta jest jednak obecnie przedmiotem sporów, w których głównym zarzutem jest brak uwzględnienia przez organy podatkowe współczesnych realiów, w których wiele osób, współpracuje ze zleceniodawcami w ramach tzw. samozatrudnienia, realizując w pewnym zakresie zbliżone funkcje do zatrudnionych pracowników (z zastrzeżeniem różnic pomiędzy tymi formami współpracy). Podczas gdy stanowisko organów podatkowych jest niemal jednolite, wśród orzeczeń sądów administracyjnych nie ma już takiej jednomyślności. Podatnikom pozostaje mieć nadzieję na wykształcenie się bardziej jednoznacznej i korzystnej linii orzeczniczej.  W odniesieniu natomiast do wydatków na upominki dla współpracowników istotny jest ich charakter. Jeśli dominuje charakter reklamowy, wówczas takie wydatki mogą być rozliczone w kosztach. Funkcja reklamowa nie budzi większych wątpliwości przy przekazanym notatniku, kubku, kalendarzu czy ekotorbie. Im większa jest jednak wartość takiego prezentu tym bardziej zaczyna przeważać funkcja reprezentacyjna. I jeśli przedmiotem upominku będzie np. duży kosz artykułów spożywczych, czy drogie urządzenie elektroniczne, to nawet umieszczenie logo może nie pozwolić uniknąć wyłączenia z kosztów podatkowych.   A co z zaproszonymi kontrahentami?  Koszty związane z uczestnictwem kontrahentów w spotkaniach świątecznych traktowane są jako wydatki na reprezentację, co oznacza brak możliwości ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. W większości wypadków celem organizacji takie spotkania jest bowiem budowanie pozytywnego wizerunku wśród zaproszonych gości, co wypełnia definicję reprezentacji.  I także, podobnie jak w przypadku współpracowników, wydatki na przekazywane upominki są zasadniczo traktowane jako reprezentacja, chyba że podatnik jest w stanie wykazać, że przekazane prezenty mają np. charakter reklamowy.  Alkohol na imprezie świątecznej  Niezależnie, czy zaproszonymi gośćmi są pracownicy, współpracownicy czy kontrahenci, już od wielu lat organy podatkowe, a w ślad za nimi sądy administracyjne, stoją na stanowisku, że wydatki na alkohol wypełniają znamiona reprezentacji, a więc nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno imprez okolicznościowych, jak i upominków świątecznych zawierających alkohol. 

Rozliczenie podatku VAT

Odliczenie VAT od imprez  Wydatki na organizację imprez świątecznych niezależnie, czy zostaną na nie zaproszeni tylko pracownicy, czy także współpracownicy i kontrahenci, uprawniają do odliczenia VAT. W przypadku pracowników istotny jest motywacyjno-integracyjny charakter spotkania, podczas gdy w przypadku pozostałych gości uzasadnieniem jest podtrzymywanie lub wzmacnianie relacji biznesowych. W praktyce odliczenie podatku VAT od takich wydatków nie jest kwestionowane. Należy jednak pamiętać, że VAT od usług gastronomicznych (PKWiU 56.1) nie podlega odliczeniu. Oznacza to, że koszty organizacji imprezy w restauracji nie pozwalają na odliczenie VAT. Odliczenie VAT będzie za to możliwe np. od wynajmu sali, czy usług cateringowych.  A co z prezentami  W przypadku nabycia prezentów VAT podlega odliczeniu, jeśli podatnik może wykazać związek z prowadzoną działalnością. Jako że prezenty dla pracowników mają z reguły charakter prywatny, VAT od ich nabycia nie podlega odliczeniu. Konsekwencją takiego podejścia jest jednocześnie brak konieczności naliczenia VAT należnego w momencie przekazania takiego podarunku.  Inaczej wygląda kwestia upominków dla współpracowników czy kontrahentów. Tutaj okoliczność, że wydatek ma charakter reprezentacyjny lub reklamowy, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT od poniesionego wydatku. Jednocześnie przekazanie prezentu, będzie zasadniczo wiązało się z koniecznością naliczenia VAT należnego, chyba że zastosowanie znajdzie wyłączenie dla tzw. prezentów małej wartości. Prezentami małej wartości są towary o jednostkowej (czyli odnoszącej się do każdego z produktów osobno) wartości do 20 zł (netto). Jeśli zatem przekazany kontrahentowi, czy współpracownikowi prezent, będzie stanowił prezent małej wartości, wówczas przekazujący będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT przy nabyciu, z jednoczesnym brakiem obowiązku odprowadzenia VAT należnego przy przekazaniu. Na marginesie należy wspomnieć, iż w przepisach istnieje jeszcze wyłączenie dla prezentów małej wartości definiowanych jako towary o łącznej wartości do 100 zł (netto liczone w skali roku), jednakże z uwagi na konieczność prowadzenia ewidencji obdarowanych osób, ze względów relacyjnych, jest ono rzadko stosowane przez firmy.   Podsumowanie  Prawidłowe rozliczenie imprez świątecznych oraz prezentów to wyzwanie, które wymaga szczegółowej analizy zarówno przepisów, jak i okoliczności wydarzenia. Kluczowe znaczenie ma nie tylko charakter wydatków, ale także precyzyjne określenie ich beneficjentów (pracownicy, współpracownicy czy kontrahenci). Warto zadbać także o odpowiednie udokumentowanie celów organizacji spotkań oraz przekazywania upominków, takich jak integracja zespołu czy promocja firmy.