Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF stanowiło w ostatnich miesiącach ogromne wyzwanie dla podatników z perspektywy odpowiedniego dostosowania systemów komputerowych, procesów, obiegu dokumentów oraz komunikacji z kontrahentami.
Warto pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. zmianie uległy nie tylko zasady dokumentowania transakcji, ale również wprowadzono nowe zasady rozliczania w VAT faktur korygujących in minus oraz uchylono przepisy uprawniające nabywcę do wystawienia noty korygującej.
Wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej na fakturze korygującej
Na wstępie należy przypomnieć, że system KSeF przewiduje różne tryby działania w zależności od dostępności systemu, które wpływają na datę wystawienia i otrzymania przez nabywcę faktur ustrukturyzowanych tj.:
- tryb online (art. 106na ustawy o VAT);
- tryb offline24 (art. 106nda ustawy o VAT);
- tryb offline – niedostępność KSeF (art. 106nh ustawy o VAT);
- tryb awaryjny (art. 106nf ustawy o VAT);
- awaria całkowita (art. 106ng ustawy o VAT).
Z perspektywy wystawiania faktur korygujących istotne jest to, że fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną również wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej i powinna ona zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w KSeF. Oznacza to, że faktura pierwotna powinna zostać najpierw prawidłowo przesłana do KSeF i otrzymać swój unikatowy numer nadany przez system.
Brak obowiązku potwierdzenia uzgodnienia warunków korekty
W 2026 r. najważniejsza zmiana polega na tym, że ustawodawca odszedł od jednolitego modelu zobowiązującego zarówno sprzedawcę, jak i nabywcę, do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Zgodnie bowiem z poprzednim brzmieniem przepisów, obniżenia podstawy opodatkowania i podatku naliczonego należało dokonać za okres rozliczeniowy, w którym strony transakcji posiadały dowody na uzgodnienie i spełnienie nowych warunków transakcji.
Powrót do starych zasad
Od 1 lutego 2026 r. ustawodawca ponownie powiązał prawo do rozliczenia faktury korygującej in minus z momentem jej otrzymania przez nabywcę. Tym samym, podobnie jak przed wprowadzeniem zmian w ramach pakietu SLIM VAT w 2021 r., istotne znaczenie ma data otrzymania faktury, a nie tak jak poprzednio posiadanie dowodów potwierdzających uzgodnienie przez strony transakcji warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie. Należy jednak pamiętać, że data otrzymania faktury przez nabywcę stanowi pewne uproszczenie, bowiem termin ten będzie różnie rozumiany w zależności od okoliczności wystawienia faktury korygującej. W praktyce oznacza to konieczność analizy sposobu wystawienia danej faktury. Istotne jest to, czy korekta została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, czy poza KSeF, a także, w jakim trybie i kto jest nabywcą dokumentowanych towarów i usług.
Prawo do rozliczenia faktury korygującej in minus przez sprzedawcę
Faktury wystawione w KSeF
Co do zasady, nowa treść art. 29a ust. 13-14 uprawnia sprzedawcę do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym podatnik prawidłowo przesłał fakturę korygującą do KSeF tj. faktura ustrukturyzowana została prawidłowo wystawiona w systemie – nadano jej numer identyfikujący i udostępniono nabywcy.
Tym samym, w przypadku wystawienia faktury korygującej in minus w trybie online, prawo do jej rozliczenia powstaje w rozliczeniu za okres jej wystawienia. Natomiast w przypadku wystawienia faktury korygującej in minus w jednym z nadzwyczajnych trybów działania KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się zasadniczo w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym przedmiotowa faktura korygująca została prawidłowo przesłana do KSeF.
W części sytuacji nadzwyczajnych przepisy zapewniają jednak również możliwość rozliczenia faktury korygującej w rozliczeniu za okres, kiedy faktura została faktycznie udostępniona i doręczona nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, jeśli została dostarczona przed datą jej prawidłowego przesłania do KSeF.
Nowe regulacje przewidują bowiem możliwość obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę w przypadku wystawienia faktury korygującej innej niż faktura ustrukturyzowana tj. również faktury korygującej w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA wystawionej w jednym z nadzwyczajnych trybów działania KSeF.
Pozostałe przypadki
W przypadku wystawienia faktury korygującej in minus poza KSeF (np. w przypadku braku takiego obowiązku dla zagranicznych podatników nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności) rozliczenia takiej faktury korygującej in minus dokonuje się za okres, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Prawo do rozliczenia faktury korygującej in minus przez nabywcę
Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawa o VAT, nabywca towaru lub usługi jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przepis ten obejmuje wszystkie faktury dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania – również te wystawione poza KSeF. Dodatkowo, jeżeli nabywca nie odliczył VAT z faktury pierwotnej, a prawo do takiego obniżenia VAT należnego mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury korygującej uwzględnia się jednocześnie z odliczeniem faktury pierwotnej.
Likwidacja not korygujących
Warto również pamiętać, że wraz z wejściem nowych przepisów uchylono art. 106k ustawy o VAT, a zatem zniknęły noty korygujące. Zgodnie z uchyloną treścią tego przepisu, nabywca towaru lub usługi był uprawniony do wystawienia tzw. noty korygującej w przypadku otrzymania faktury zawierającej błędy (z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15). Oznacza to, że obecnie wszelkie błędy na fakturze (w tym nawet te mniej istotne) mogą być korygowane wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Mikołaj Ratajczak
Partner
Anna Górska
Senior Consultant
