Uproszczenia w mechanizmie pay and refund w podatku u źródła? Ministerstwo Finansów odpowiada na interpelację poselską

Mechanizm pay and refund od kilku lat pozostaje jednym z najbardziej problematycznych elementów polskich regulacji dotyczących podatku u źródła.

Choć jego zakres został i tak istotnie ograniczony w stosunku do pierwotnych bardziej niekorzystnych założeń z 2019 r., to w praktyce nadal może powodować znaczące obciążenia administracyjne, dokumentacyjne i płynnościowe, po stronie polskich podmiotów dokonujących określonych wypłat na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych.

Natomiast, Ministerstwo Finansów (MF) niestety nie planuje obecnie zmian w zasadach stosowania mechanizmu pay and refund w podatku u źródła – tak wynika z odpowiedzi na interpelację poselską nr 15178, w której poruszono praktyczne problemy związane z funkcjonowaniem tego mechanizmu.

Na czym polega mechanizm pay and refund?

Dla przypomnienia, mechanizm pay and refund dotyczy płatności pasywnych, tj. głównie dywidend, odsetek i należności licencyjnych, dokonywanych przez polskie firmy na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych. W uproszczeniu, po przekroczeniu w danym roku podatkowym progu 2 mln zł, przy wypłatach za granicę, na rzecz jednego podmiotu powiązanego, płatnik WHT co do zasady pobiera podatek u źródła według krajowej stawki, bez zastosowania zwolnienia albo obniżonej stawki podatku. Przy czym, jeżeli warunki do takich preferencji są spełnione, pobrany podatek WHT może następnie zostać zwrócony.

Co istotne, nawet po przekroczeniu tego progu 2 mln zł w danym roku podatkowym, przepisy przewidują rozwiązania pozwalające na uniknięcie mechanizmu pay and refund i zastosowanie dostępnej preferencji w podatku WHT już przy wypłacie należności. Mowa tu o złożeniu do organu podatkowego właściwego oświadczenia WH-OSC / WH-OSP albo uzyskaniu od organów podatkowych opinii o stosowaniu preferencji w podatku u źródła.

Z perspektywy płatników WHT oznacza to, że negatywne skutki mechanizmu pay and refund można w praktyce ograniczać, ale wymaga to wcześniejszego przygotowania oraz zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

W odpowiedzi na interpelację MF jasno wskazało, że nie widzi obecnie podstaw do zmiany zakresu stosowania mechanizmu pay and refund, argumentując to głównie tym, że mechanizm nie ma charakteru powszechnego, ponieważ został już ograniczony do przypadków generujących największe ryzyko nadużyć podatkowych oraz uszczupleń budżetowych, tj. płatności pasywnych dokonywanych pomiędzy podmiotami powiązanymi.

MF zwróciło przy tym uwagę, że poza zakresem mechanizmu pay and refund pozostają płatności:

• na rzecz podmiotów niepowiązanych;
• z tytułów innych niż dywidendy, odsetki i należności licencyjne;
• na rzecz podmiotów powiązanych nieprzekraczające rocznego progu 2 mln zł dla jednego podmiotu.

Dodatkowo, nawet po przekroczeniu ww. progu, płatnik WHT ma możliwość niepobierania podatku u źródła według krajowej stawki, jeżeli skutecznie złoży wcześniej wspomniane oświadczenie albo uzyska opinię o stosowaniu preferencji.

Brak danych o skutkach uchybień formalnych w WHT

Istotny w interpelacji był również wątek podatku u źródła pobranego ze względu na braki formalne. Jest to kwestia szersza niż sam mechanizm pay and refund, ponieważ może dotyczyć także sytuacji, w których materialne warunki do zastosowania preferencji w podatku u źródła były spełnione, ale na moment wypłaty należności płatnik WHT nie posiadał wymaganych dokumentów albo nie dochował innych wymogów formalnych.

MF zaznaczyło jednak, że nie prowadzi statystyk pozwalających wyodrębnić tego rodzaju przypadki, przez co trudno jest ocenić, jak często w praktyce problemy formalne i ustawowe wymogi skutkują koniecznością poboru podatku WHT, który następnie może być odzyskiwany dopiero po czasie, poprzez czasochłonną procedurę zwrotów.

Odpowiedź MF na interpelację poselską nr 15178 nie przyniosła przełomu dla płatników WHT, a wręcz przeciwnie, potwierdziła raczej utrzymywanie się dotychczasowego podejścia oraz brak planów na złagodzenie zasad funkcjonowania podatku u źródła w Polsce. Z perspektywy polskich podmiotów dokonujących wypłat za granicę oznacza to, że aktualne obowiązki związane podatkiem WHT, a w szczególności z mechanizmem pay and refund, w dalszym ciągu wymagać będą szczególnej ostrożności.

W praktyce płatnicy WHT powinni więc nadal uważnie monitorować wartość wypłat na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych, weryfikować przekroczenie progu 2 mln zł oraz odpowiednio wcześnie oceniać, czy ich w danej sytuacji zasadnym będzie: 1) złożenie oświadczenia WH-OSC / WH-OSP, 2) wystąpienie o opinię o stosowaniu preferencji, czy też 3) pobór podatku WHT i późniejsze wystąpienie o jego zwrot.

Poza tym, brak planowanych uproszczeń w podatku u źródła, sprawia, że wciąż trzeba pamiętać o istotności odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego. Skoro MF nie planuje złagodzenia obecnych zasad, kluczowe pozostaje uprzednie zgromadzenie dokumentów niezbędnych do zastosowania preferencji oraz wykazanie, że płatnik WHT dochował należytej staranności przy dokonywanych płatnościach.

Podsumowując, omawiana odpowiedź na interpelację potwierdza, że w najbliższym czasie nie należy spodziewać się odejścia od mechanizmu pay and refund ani istotnych uproszczeń przy jego stosowaniu. Dlatego też warto mieć na uwadze, że przy dokonywaniu większych płatności na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych, nadal powinno się traktować ten obszar jako wymagający stałej kontroli, właściwej dokumentacji i odpowiednio wczesnego zaplanowania podejścia.